Quand la RH survit au Covid et en sort grandie !

1 octobre 2020

– 5 min de lecture

Graziella Pibiri

Directrice Ressources Humaines

Le 3 mars, nous communiquions sur l’épidémie et les gestes barrières à respecter. Notre rituel du matin en prend un coup : fini la bise du matin et vive le check du coude !

Le 6 mars nous annonçions à nos collaborateurs que la phase 3 est imminente et nous les invitions à privilégier le télétravail. Les mines sont graves, c’est très sérieux.

Le 14 mars le confinement est décrété et nous fermons le siège. Dès lors, il faut réagir vite. Heureusement, nos réactions sont rapides et efficaces : le télétravail pour nous ce n’est pas un problème.

Et pour preuve :

Nos collaborateurs disposent « pour la plupart » d’un ordinateur portable fourni par le cabinet et notre stock nous permet d’équiper les nouveaux arrivants ;
Nous sommes équipés d’outils collaboratifs : messagerie instantanée (Slack), salle de réunion virtuelle (Google Meet), outil de gestion de projet à distance (Trello), outil de brainstorm à distance (Klaxoon), une bibliothèque virtuelle (Drive Google)… ;
Nos documents sont « presque » tous dématérialisés (bulletin de paie, factures, contrats…).

Bref, nous sommes parés… mais pas pour tout.

Quid des défis générés par ce contexte inédit ?

Préserver le lien social
Prévenir les risques psycho-sociaux
Limiter l’impact de l’activité partielle
Continuer à recruter
Préparer la suite

Préserver le lien social

Entretenir le lien social à distance est habituel dans un cabinet de conseil où les consultants sont naturellement plus présents chez le client que dans les locaux du cabinet. Toutefois, la vie de notre cabinet est ponctuée de moments d’échanges réguliers, qu’ils soient formels ou plus ludiques, garantissant à tous une proximité régulière et une culture d’entreprise renforcée.

Le 16 mars, Emmanuel Macron déclare que nous serons confinés pour au minimum 15 jours, mais beaucoup imaginent déjà un scénario avec un confinement plus long. Dans cette optique, nous savions que le lien social devient un enjeu majeur pour les semaines qui vont suivre.

C’est pour cette raison que très rapidement, le service communication a déployé plusieurs initiatives en interne pour garder cette proximité entre nous, comme par exemple : créer une “chaîne” (un groupe de discussion) sur Slack, pour partager toutes les informations liées au contexte de la Covid19. C’est également un lieu de détente nous permettant de partager des blagues, des jeux et de dédramatiser la situation inédite. L’équipe a ainsi organisé des rendez-vous récurrents pour se détendre autour de jeux à bases d’émojis et d’images, etc.

En parallèle, un point hebdomadaire, animé par la Direction Générale a été planifié tous les mercredis. L’objectif est de garder un contact régulier avec les collaborateurs, de faire un point de situation sur l’évolution de l’entreprise durant la crise : sa santé financière, son business, ses recrutements etc… ; de diffuser les dernières informations concernant le chômage partiel, la rémunération, le télétravail… Malgré la distance, ce rendez-vous a permis de pérenniser la relation de confiance déjà existante entre la direction et les consultants.

Prévenir les risques psycho-sociaux

Avant même le confinement, nous avions opté pour un modèle hybride :

Faciliter nos processus en digitalisant au maximum la partie administrative (Slack, Javelo, Everwin…) et privilégier le présentiel pour nos réunions d’équipe, nos ateliers de travail ou de partage de connaissance, mais aussi nos pots pour célébrer les naissances, retraites, anniversaires… afin de maintenir un lien et une proximité avec nos collaborateurs.

Et puis du jour au lendemain, fini le présentiel et place au tout digital. Alors, si de notre côté nous étions prêts au niveau de l’outillage et des processus, contrairement à 46 % des entreprises qui ont manqué de matériel (étude de l’ANDRH), il a toutefois fallu réinventer les pratiques managériales. Cela pour conserver ce lien et préserver la qualité de nos échanges : bienvenue aux e-café, aux e-ateliers et aux réunions en visioconférence généralisées. Bienvenue aussi aux nouvelles routines : réunions hebdomadaires (voire quotidienne) en one to one ou en équipe.

Néanmoins, le tout digital et le télétravail généralisé, dans une période particulièrement anxiogène, n’est pas sans risque. Isolement, désorganisation, charge de travail trop importante, maux de dos faute de matériel adapté, anxiété… Autant de signaux à prendre en compte pour préserver la santé physique et le moral de nos collaborateurs.

Ce constat n’était pas propre à Rhapsodies Conseil mais bien une réalité partagée. Selon le baromètre Opinion Way pour le cabinet Empreinte Humaine (avril 2020), 44 % des salariés ont présenté une détresse psychologique durant le confinement : modérée pour 27% d’entre eux et élevée pour 18%.

Afin de mieux prévenir ces risques psychosociaux accrus nous avons été particulièrement attentifs à l’état émotionnel de nos collaborateurs. Ainsi, nous avons réalisé un sondage procurant un diagnostic global et individuel de nos collaborateurs. 78 % ont répondu qu’ils se sentaient bien ou très bien et 22% ont répondu qu’ils se sentaient moins bien. Grâce à ce sondage, nous avons pu suivre chaque collaborateur en difficulté et apporter des solutions adaptées (écoute, revue des priorités, allègement de la charge de travail…).

Nous avons recommandé à nos managers une réunion hebdomadaire avec chaque collaborateur afin de détecter entre autres, les signaux faibles éventuels.

Parallèlement nous avons réalisé des guides de bonnes pratiques à destination des managers et à destination des collaborateurs contenant à la fois, des éléments d’informations sur les symptômes des RPS, des solutions pratico-pratiques pour les prévenir et des contacts internes et externes pour apporter des solutions aux problématiques rencontrées. Nous avons également formé des référents RPS supplémentaires.

Limiter l’impact de l’activité partielle

Comme beaucoup d’entreprises, nous avons accusé une baisse d’activité commerciale et avons été contraints de mettre en place plusieurs actions parmi les différentes mesures proposées par le gouvernement, nous avons opté pour les congés payés solidaires dans un premier temps puis le chômage partiel.

Afin de minimiser l’impact du chômage partiel sur les finances et le moral de nos collaborateurs, nous avons mis en place plusieurs actions :

Nous avons maintenu les rémunérations à 100%.
Nous avons conservé des jours travaillés lorsque c’était possible.
Nous nous sommes attachés à profiter de cette période d’inactivité pour former, sur la base du volontariat, nos collaborateurs. Ainsi, près d’une vingtaine de collaborateurs ont bénéficié d’une formation et 5 d’entre eux ont été certifiés.

Continuer à recruter

Dans le cadre de la poursuite de nos activités et afin de préparer la reprise, nous avons notamment poursuivi nos recrutements, alors que selon l’ANDRH, 35 % des entreprises ont prévu une baisse ou un gel des recrutements en 2020. Nous avons adapté notre processus de recrutement en réalisant nos entretiens en visio. Les études de cas ont été faites et commentées à distance. Et nous nous réjouissons d’avoir réalisé 4 recrutements pendant le confinement.

Onboarder nos collaborateurs durant cette période a été un vrai défi que nous avons relevé avec succès :

Matériel livré directement chez le collaborateur ;
Planning d’intégration particulièrement soigné et adapté à la situation :
- E-petit déjeuner d’accueil avec l’ensemble de l’équipe ;
- Présentation de la société en visio : présentation des enjeux, des missions et des outils de l’équipe par le manager ;
- Profiter de la e-réunion hebdomadaire avec l’ensemble des collaborateurs, pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux

Interrogés, les collaborateurs e-onboardés ont exprimés leur satisfaction sur ce modèle inédit.

Préparer la suite

Il était essentiel de préparer la suite pour pérenniser notre entreprise.

Nous avons mis en place un plan de reprise orienté notamment sur les axes RH sanitaire, recrutement et travail sur nos bonnes pratiques.

Le chantier sanitaire s’est attaché à définir les mesures permettant un retour au bureau progressif et dans le respect des consignes de sécurité gouvernementales :
- Réalisation d’affichage des mesures barrières (comportement préventif) ;
- Préparation de kits sanitaires pour chaque collaborateur ;
- Mise en place d’un fichier d’occupation des locaux ;
- Désinfection renforcée et aménagement des locaux ;
- Information aux collaborateurs en temps réel ;
- Mise en conformité du document unique des risques.
Une série de réunions avec les porteurs d’expertises nous a permis de faire le bilan du premier semestre et redéfinir nos ambitions de recrutement pour le second semestre en s’inscrivant dans un projet de reprise d’activité commerciale.
Nous avons également mis en place un chantier bonnes pratiques, nommé “Newwork”.

Les ateliers réalisés dans le cadre de ce chantier, nous ont permis de travailler à notre organisation future en nous inspirant des pratiques mises en place pendant la crise :

Qu’avons nous fait de bien que souhaitons nous garder ?
Quel sera notre organisation de travail de demain ?
Disposons-nous des outils adaptés ?

Ces travaux sont toujours en cours et commencent déjà à influencer notre organisation actuelle.

De cette période difficile, toujours en cours, nous pouvons déjà dire que nous sortons grandis avec la sensation d’avoir renforcé notre résilience et conforté les valeurs fortes de notre cabinet : l’agilité, la solidarité, la bienveillance, la transparence et l’innovation. Nous avons également tiré plusieurs autres enseignements que nous aurons plaisir à vous partager dans nos prochaines publications.