L'aventure du consultant #2 : l'organigramme qui cache la forêt (de l'organisation)

16 juin 2020

– 2 min de lecture

David Couillard

Directeur Transformation Office Management

La question de l’organigramme dans nos missions d’organisation surgit toujours, à un moment ou un autre, comme un diablotin hors de sa boite… Comment traiter ce sujet qui est l’objet de tant d’attentes ?

L’organigramme qui cache la forêt (de l’organisation)

Dans certaines entreprises, l’organigramme est mis à jour et diffusé régulièrement, dans d’autres, il est inexistant et implicite. Il peut être éternellement transitoire, ou parfois faux ou approximatif. Sa consultation et son analyse sont, dans tous les cas, essentielles pour comprendre une organisation.

Avant d’être une source d’information factuelle, l’organigramme porte une dimension symbolique, la répartition du pouvoir, réel ou supposé, au sein de l’entreprise. De ce fait, l’organigramme revêt une grande importance pour tous les collaborateurs, particulièrement pour ceux avec un positionnement hiérarchique, comme source d’affirmation de sa position dans l’entreprise : nombre d’échelons hiérarchiques entre soit et la direction, nombre de personnes encadrées, intitulés des postes et des entités, font partie des informations scrutées. Tout le monde essaye d’y lire « entre les ligne » et tout changement alimente frustrations et espoirs.

Lorsque que l’on conduit une mission touchant à l’organisation opérationnelle (optimisation des processus, évolution des modes de management, transformation des équipes, etc.), la question de l’évolution de l’organigramme finit toujours par surgir : va-t-il évoluer ? Qu’est-il prévu pour moi ? A quel moment sera-t-il publié ? Est-ce une version définitive ? Etc.

Même si les organisations ont changé, que les pyramides hiérarchiques ont été aplaties, que les postes de travail sont plus évolutifs, l’organigramme reste emblématique de l’organisation. Il demeure une source intéressante d’informations. Donc, pour tout projet de transformation, c’est une dimension importante à utiliser. Comment aborder le sujet ? Voici une liste de questions à considérer face à un organigramme.

En préambule, il faut rappeler que l’évolution de l’organisation, avec sa traduction dans l’organigramme, doit être soumise au CSE lorsque les changements sont structurels et substantiels. L’avis du CSE n’est que consultatif mais n’en est pas moins obligatoire. Il est bon de garder ce point en tête pour ne pas oublier de le traiter.

Venons-en à l’organigramme lui-même : comment le lire ? comment l’aborder ?

Le taux d’encadrement : il s’obtient en comptant le nombre de collaborateurs par manager et en divisant le tout par le nombre total de managers. Il permet de mesurer la taille moyenne des équipes. Plus le chiffre est bas, plus l’organisation est « pyramidale ». La multiplication de petites équipes, de moins de 3 personnes, doit interroger sur l’atomisation du management et la répartition de l’activité.
La lisibilité de l’organisation : est-ce que les fonctions ou les noms des structures correspondent à une réalité opérationnelle ? S’agit-il de fonctions-types sans rapport avec la réalité des rôles assumés dans l’organisation ? S’agit-il d’un organigramme statutaire et administratif? Il arrive parfois de constater que l’organigramme ne permet tout simplement pas de comprendre l’organisation.
Le degré d’alignement de l’organigramme par rapport aux besoins-cibles de fonctionnement : Il s’agit là de comprendre la répartition de l’activité et la logique d’organisation de l’entreprise. Est-elle construite par rapport aux chaînes de valeur (processus et missions), par rapport aux marchés (clients et produits -ou services-) ou encore par rapport aux compétences (logique de filières et de pool de ressources) ?
La capacité d’exécution : l’organigramme renseigne enfin sur les capacités de l’entreprise en nombre de collaborateurs. L’analyse du dimensionnement et de la répartition des collaborateurs complète l’analyse des compétences et de leur adaptation rapport aux missions à accomplir et aux postes à occuper.

Toutes ces questions à se poser sur l’organigramme aident à comprendre l’organisation, et viennent compléter les autres axes d’analyse : catalogue de service, processus, règles de fonctionnement, fiches de postes, gouvernance (instances et process de reporting et de décision).

L’organigramme est une riche source d’informations (explicites et implicites). C’est un instrument de management et de communication. Dans tous les projets touchant à l’organisation il faut se poser la question de l’organigramme et le cas échéant en faire l’objet de toutes les attentions, en se remémorant qu’au-delà du fonctionnement réel de la structure, il a pour les collaborateurs toute une dimension symbolique.