Optimiser la valeur de votre cartographie et de votre documentation

14 avril 2018

– 7 min de lecture

Andreï Sachelarescu

Optimiser la valeur de votre cartographie et de votre documentation avec nos bonnes pratiques![/chapo]

Dans notre monde complexe, la transformation permanente devient un principe de fonctionnement des entreprises. Celles-ci doivent alors choisir les changements qu’il est nécessaire d’implémenter et avec le plus de valeur ajoutée.

Pour faire les bons choix, la connaissance du fonctionnement de l’entreprise est incontournable. Cette connaissance doit être correctement structurée afin que chacun puisse trouver aisément les informations dont il a besoin.

Cartographie et documentation, définition

Une entreprise ne doit pas compter que sur les connaissances de ses employés. Certains peuvent partir et la connaissance qu’ils ont acquise sera alors perdue. Pour se prémunir contre cette perte, une organisation dispose de 2 outils, la cartographie et la documentation :

• La cartographie est une représentation sous forme de listes (des applications, des processus, etc.), de diagrammes et de matrices.
• La documentation est l’ensemble de la production sous format type Office (PPT, Excel, Word, etc.) pérenne ou non, créée par des collaborateurs.

Ces deux outils doivent apporter de la valeur et être utiles, sinon ils seront sans intérêt et l’effort à fournir pour les construire et les garder à jour en vain.

La cartographie doit structurer la documentation

A partir de retours d’expériences sur la mise en place d’un système de cartographie et de documentation chez différents clients, la conclusion est que la cartographie et la documentation devraient être complémentaires et cohérentes.

La cartographie est de valeur car elle offre une vue globale et synthétique de l’entreprise selon plusieurs points de vue: stratégique, métier, fonctionnel, applicatif, technique, données, etc. Comme pour un plan de bâtiment, cela permet de connaître le rôle et la structure de chaque étage. Aussi utile soit-elle, cette vue globale n’explique pas comment chaque élément de l’entreprise fonctionne.

La documentation vient alors enrichir la cartographie grâce aux informations détaillées apportées sur chaque élément représenté. Les informations de l’entreprise sont collectées, classées, exploitées et diffusées grâce à la documentation. Elle est utile grâce aux réponses apportées aux différents besoins de connaissance pour assurer le fonctionnement opérationnel et pour mener les projets de transformation de l’entreprise.

Un intérêt certain, mais des freins importants

Malgré la nécessité de la cartographie et de la documentation, dans plus d’un cas, elles sont incohérentes, incomplètes ou caduques. La cause majeure des problèmes rencontrés est l’absence de principes structurants. Ceux-ci doivent apporter la cohérence entre ces deux parties, veiller à un apport réel de valeur et garantir que seulement ce qui est utile à l’entreprise est documenté et/ ou cartographié. En effet, un esprit frugal visant l’adéquation entre les besoins de l’entreprise et la cartographie et la documentation permet de se prémunir contre des efforts avec peu de valeur ou de pertinence.

Les principes régissant la cartographie sont :
• Identifier la catégorie des informations (métier, fonctionnelle, applicative, etc.)
• Organiser les informations par catégorie (métier, fonctionnel, applicatif, etc.),
• Prendre, si possible, la stratégie comme point de départ de l’organisation de la cartographie
• Puis structurer la cartographie par couches qui se déduisent l’une de la précédente.

Le schéma ci-dessous illustre la relation entre ces différentes couches qui composent l’entreprise :

Les principes régissant la documentation sont :

Définir les types de documents pour faciliter la classification
Identifier l’objet, le type et la pérennité de chaque document
Associer les documents pérennes à la cartographie à partir de l’objet décrit
Organiser les documents pérennes à partir de la cartographie
Ranger les documents projets par projet
A la fin d’un projet récupérer la documentation pérenne et la ranger selon les principes mentionnés ci-dessus.

Procédez par petits pas.

Le système de cartographie et de documentation peut être construit et géré comme un bâtiment :

Identifier les fondations : les principes structurants
Définir le projet de construction : le guide de modélisation et de documentation
Définir la structure globale du bâtiment : la cartographie synthétique et détaillée
Définir les systèmes utilitaires du bâtiment: les flux d’informations et les liens logiques entre les objets cartographiés
Décrire de manière détaillée chaque élément du bâtiment : la documentation des différents objets de la cartographie.
Gérer chaque projet de rénovation : de chaque projet de transformation récupérer les plans de transformations et les documents pérennes produits.

Les fondations sont les principes mentionnés et qui peuvent être adaptés et enrichis en fonction du contexte de chaque entreprise.

De la même manière que la construction d’un bâtiment doit être maîtrisée et la rénovation également, la construction de la cartographie et sa mise à jour doivent l’être également. Un guide de modélisation définit les règles de cartographie. Un référentiel d’architecture d’entreprise implémente ces règles et assure la maîtrise de la construction de la cartographie. Les différents niveaux sont liés entre eux et une cohérence globale existe entre les informations. Ainsi, la valeur apportée par la cartographie est mise à disposition du plus grand nombre de manière structurée et adaptable aux besoins diverses dans l’entreprise.

Si possible, le point de départ pour la construction de la cartographie devrait être la stratégie. A partir de celle-ci le métier de l’entreprise est décrit. La réalisation du métier engendre des besoins pour l’entreprise qui sont catégorisés dans une vue d’ensemble fonctionnelle. Comme le système informatique et technique de l’entreprise existe pour répondre aux besoins de l’entreprise, la vue d’ensemble fonctionnelle le structurera.

Chaque étage de la cartographie de haut niveau est ensuite décrit en détail et enrichi des échanges d’informations. L’identification des liens entre les différents étages de la cartographie vient compléter cette démarche et est implémentée dans le référentiel d’architecture d’entreprise.

Une fois la cartographie structurée et le référentiel d’architecture d’entreprise mis en place, la base d’organisation de la documentation pérenne est assurée. Les principes de structuration de celle-ci peuvent alors être mis en pratique. La documentation deviendra bien plus utile, grâce à une organisation qui a du sens et qui évite la recherche inutile des informations.

Pour les projets de transformation, le référentiel d’architecture d’entreprise doit servir de point d’entrée dans la phase de cadrage afin d’offrir une vision partagée et globale du fonctionnement de l’entreprise. Les documents liés à la vie du projet peuvent être gérés grâce au référentiel ou séparément. A la fin du projet les différentes transformations apportées par celui-ci seront reportées dans la cartographie et la documentation pérenne produite ou mise à jour y sera associée. Cette inclusion de la cartographie et de la documentation dans les processus projet fera que celles-ci ne seront réalisées qu’au niveau strictement nécessaire. Cela libère du temps pour réaliser le projet au lieu de passer son temps à le documenter.

Différentes méthodes d’optimisation, souvent complémentaires

Mettre en place un système de cartographie et de documentation est important. Par contre, sans l’optimiser et le garder à jour, il perd vite de son intérêt. La pérennité de ce système peut être assurée par des solutions complémentaires comme l’agilité, le Lean ou le principe 5S.

Le principe 5S facilite l’ordre mais aussi la rigueur afin de prévenir les écarts.

Il préconise de structurer un système par catégories d’éléments, d’identifier les anomalies et de viser toujours la rigueur. Ainsi, 5S permet à partir des principes sur la cartographie et sur la documentation de constituer des systèmes ordonnés et cohérents. Cet ordre met en lumière ce qui est en double et réduit le temps de recherche de l’information. Par contre, 5S ne répond pas au besoin de cartographier et de documenter seulement ce qui est demandé.

Le Lean vient alors comme solution au problème de cartographier et de documenter le juste nécessaire. En effet, son principe de base est d’ajuster la production à la demande. Le Lean propose de regarder ce qui est demandé le plus, par qui, et pour quelle raison et s’organiser en conséquence. L’audit des chaînes de production documentaire et de cartographie fait ressortir ces éléments. Ainsi, le système de cartographie et de documentation déjà ordonné par le 5S, se voit allégé au juste nécessaire avec des temps de production optimisés.

L’agilité apporte une perspective orientée valeur des documents et de la cartographie. Seules les cartographies et les documents apportant le plus de valeur perdurent et sont traités en priorité. Au lieu de tout garder à jour comme parfois demandé, l’effort documentaire est concentré sur ce qui apporte le plus de valeur.

Ensemble, ces trois méthodes produisent un système ordonné par le 5S, rendu pertinent et accéléré grâce au Lean, et optimisé en termes de valeur grâce à l’agilité.

Pour conclure, la cartographie et la documentation doivent former un tout cohérent. Elles sont régies par des principes différents qui visent à la fois l’apport de valeur et limitent l’effort à ce qui est utile. Ce système se construit petit à petit comme un bâtiment. La maîtrise des impacts de la transformation de l’entreprise sur la documentation et sur la cartographie est réalisée grâce à un bon référentiel d’architecture d’entreprise et une démarche optimisée mêlant l’agilité, le Lean et le 5S.

Ensemble, la cartographie et la documentation cohérentes facilitent la réduction du time-to-market et l’élimination des redondances par une information structurée et rapide d’accès.