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N’improvisez pas l’externalisation de vos prestations de services IT

N'improvisez pas l'externalisation de vos prestations de services IT

5 octobre 2020

– 2 min de lecture

Angèle Landier

Manager Contract Management

Externalisation de prestations IT (forfait et infogérance) : ça ne s’improvise pas !

La plupart des entreprises intègrent dans leur Stratégie IT, l’externalisation de tout ou partie de leurs activités informatiques que cela soit pour une mission ponctuelle, ou la prise en charge d’un service entier. 

Toutefois, la mise en place d’un contrat d’outsourcing reste complexe et nous constatons chez nos clients de nombreux écueils , parmi lesquels : 

Comment expliquer ces dérives

1. Très souvent par manque de temps ou manque d’expertise

L’activité opérationnelle quotidienne accapare énormément les responsables opérationnels IT et les échéances des contrats arrivent souvent plus vite que l’on ne l’imagine. Il reste ensuite peu de temps pour préparer et organiser la consultation. Dès lors les appels d’offres sont préparés dans la précipitation, souvent avec un timing trop contraint et un manque de méthodologie entraînant : 

2. Un choix de prestataire axé sur le prix

Le prix des prestations est bien évidemment un élément majeur, cela est certain !

En revanche, lui accorder trop d’importance dans la notation globale des offres peut parfois donner l’avantage à un fournisseur :

Même si à première vue l’option la moins onéreuse semble la plus intéressante, il faut faire attention aux dérives qui pourraient apparaître sur la qualité opérationnelle, et entraîner notamment : 

[br]De plus, si la prestation n’est pas rentable pour le fournisseur, ce dernier cherchera à limiter au maximum ses coûts pour l’exécution des prestations, et notamment les coûts humains : mise en place de profils plus juniors, réduction des effectifs techniques, staffing partiel de la gouvernance, etc…

*Proposition financière une marge commerciale très basse pouvant aller jusqu’à vendre à perte.

3. La crainte de sortir un prestataire en place

Changer de prestataire peut paraître risqué et interférer dans la stratégie de sourcing d’un client. Il est vrai que confier une prestation de services IT à un nouveau fournisseur demande un investissement en interne non négligeable et nous constatons que certains clients se résignent parfois à garder un prestataire par peur du changement. Cependant si les prestations réalisées sont en deçà du niveau attendu , rester dans un modèle insatisfaisant est alors un choix par défaut qui très rapidement peut s’avérer contre-productif et entraîner : des surcoûts, une insatisfaction du client final, la frustration et l’épuisement des équipes internes…

Pour illustrer ces 2 derniers points, quelques exemples observés chez nos clients : 

Optez pour une stratégie gagnante

Les facteurs clés de succès pour la mise en place d’une prestation de services IT sont multiples et notre expérience prouve qu’ils sont tous importants :

Dans un deuxième article, je reviendrai plus en détails sur la méthodologie à appliquer pour la mise en place d’un nouveau contrat d’externalisation de prestation de services IT et notamment les facteurs clés pour la réussite du projet, à savoir : 

contrat sourcing it

Support IT – Impact du télétravail sur les contrats de sourcing IT

Support IT - Impact du télétravail sur les contrats de sourcing IT

5 juin 2020

– 2 min de lecture

Lahcen El Ouahi

Directeur Expérience Utilisateur & Sourcing

Les conclusions de l’étude de Rhapsodies Conseil

Le Télétravail va devenir la normalité : avec la reprise et les perspectives incertaines, c’est toute la chaîne de support IT et les modes de consommation de sourcing IT qu’il faudra repenser pour construire des solutions pérennes, performantes et adaptées.

En première ligne, les fonctions support IT (les héros directs du confinement) depuis plusieurs semaines, ont vu émerger de nouveaux besoins non identifiés auparavant, bousculant les habitudes des utilisateurs et mettant à mal les garanties de qualité et l’efficacité des services (dispositifs de support, solutions techniques, modèles de delivery) contractualisés avec des partenaires ou réalisés en interne.[br]Avec les perspectives de reprises, incertaines, le télétravail massifié, l’exigence de performance et la nécessité de garantir un niveau de qualité élevé pour les équipes IT, c’est toute la chaîne de support IT et les modes de consommation de sourcing IT qu’il faudra repenser pour construire rapidement des solutions pérennes, performantes et adaptées.

Dès lors, se posent une multitude de questions :

Découvrez comment conduire un audit de vos contrats de sourcing IT ?

Êtes-vous parés pour le changement ? 

Après les défis relevés récemment par vous et vos équipes, il est temps de prendre du recul sur votre organisation et process afin de construire un plan de transformation de vos contrats de services support IT en toute sérénité.

Nous vous proposons de conduire un audit flash de votre contrat de sourcing IT EUS afin d’établir un livrable de préconisations d’évolution en tenant compte du double enjeu pour vous : assurer la continuité de votre activité post-confinement tout en tirant les enseignements de cette crise pour anticiper votre adaptation aux situations de travail de demain.

Faites évoluer vos contrats de sourcing IT

Une évolution importante du contrat classique de support IT est nécessaire. Les axes d’évolution de transformation des contrats de sourcing IT sont :

  1. L’évolution du périmètre de service
  2. Les nouveaux engagements de services (SLA)
  3. Le modèle de delivery des infogérants intégrant la digitalisation du support
  4. L’accélération de la digitalisation de la chaine de support
  5. La nouvelle gestion du support de proximité
  6. La gestion du parc et la logistique (mise à disposition des équipements)
  7. Les nouveaux outils collaboratifs
  8. L’évolution des modèles économiques
  9. L’accélération de l’automatisation
  10. L’évolution des coûts de prestation (ou coûts du support)
  11. La gouvernance interne
  12. Le PCA

Dans votre contexte quelle est votre priorité ?

Découvrez comment conduire un audit de vos contrats de sourcing IT ?

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Location de matériel informatique : bonne ou mauvaise idée ?

Location de matériel informatique : bonne ou mauvaise idée ?

22 juillet 2019

– Lecture de 3 min

Agnès Alamo-Bensaïd

Le leasing, ou location de matériel informatique représente un marché de près de trois milliards d’euros en France. La location est-elle bien la solution souple et idéale décrite dans de nombreux articles de presse ou un engagement économique à long terme avec des coûts cachés difficiles à tracer ? Tout dépend des objectifs de l’entreprise et d’une bonne négociation du contrat avec le leaser.

A première vue la location de matériel semble une solution souple pour renouveler son matériel informatique. Les entreprises françaises y recourent d’ailleurs massivement puisqu’elles ont consacré plus de 3 milliards d’euros en 2018 dans la location de serveurs, de machines bureautiques, de smartphones…  (Source ASF : Association Française des Sociétés Financières). L’idée est de disposer rapidement de matériel sans investissements financiers importants et avec des coûts maîtrisés. 

Mais est-ce toujours le bon calcul ? Tout dépend…

Il faut comprendre que le matériel est d’abord acheté par le loueur. Il transforme alors son achat en location et dans le package du leasing, le loueur inclut des services complémentaires comme la reprise du matériel en fin de location, son suivi, son recyclage… Pendant la période de location, il devra donc à la fois se rembourser du coût du matériel et se rémunérer pour les services ajoutés.

Comment s’effectue le calcul du coefficient de location ? Qui détermine les versements ?

D’abord le loueur doit se rembourser.

Les entreprises sont redevables de l’ensemble des loyers prévus pour arriver à un équilibre. Quoiqu’il arrive au matériel, obsolète ou opérationnel, utilisé ou en dépannage, gardé ou rendu, … : l’entreprise paiera la totalité des mensualités.

Le coût de location mensuel = coefficient de location mensuel (indiqué dans le contrat et fixe sur la durée contrat) * coût d’acquisition

Le coefficient de location dépend des taux d’emprunt sur les marchés financiers au moment où le matériel est acheté, et en ce moment les taux sont très bas. Dans ce cas, certains leasers n’hésitent pas à annoncer que la location coûte le même prix que l’acquisition en fonds propres : la somme des loyers est quasi égale au coût d’acquisition.

Evidemment, il y a d’autres paramètres…

Redevance de mise à disposition

Il semble aussi intéressant de s’arrêter sur « l’avant » et « l’après » contrat, où se cachent parfois quelques surprises.

Le contrat de location démarre à une date précise, et il peut s’écouler plusieurs semaines avant que le contrat ne prenne effet, les besoins de matériel n’attendant pas. Dans, ce cas, le loueur met à disposition les machines qui entreront dans le contrat de location par la suite.

Attention, le loueur applique alors une « redevance de mise à disposition ». Cette redevance peut être complètement différente du « coefficient de location » annoncé lors du contrat, car le leaser fera payer des intérêts supplémentaires pour la mise à disposition du matériel avant le démarrage du leasing.

Gérer la fin de contrat

A l’issue de la période de leasing, comme le matériel appartient au loueur et non à l’entreprise, celui-ci doit le récupérer. C’est lui et lui seul, qui revendra le matériel à un « broker » sur la base d’une côte du matériel d’occasion. Sa valeur peut varier selon de multiples critères et oscille entre 10 et 20% de la valeur du neuf et constitue une bonne partie de la marge du loueur.

Pour un matériel coûtant 100 euros, le loueur encaissera 100 euros de loyer plus 10 à 20 euros liés à la revente du matériel au broker.

Si l’entreprise décide de garder le matériel au-delà de la période initiale prévue par le contrat, le loueur devra compenser la perte de la revente en facturant des loyers supplémentaires selon des conditions particulières. Pour l’entreprise, il faut donc vérifier que la location de la machine ne coûtera pas beaucoup plus chère que sa valeur d’achat, le « coût de prolongation » s’additionnant bien entendu au montant de la location initiale.

Bien négocier son taux de non-restitution

Dans toutes les grandes entreprises, une partie du matériel loué est « perdu » remisé dans des placards, cassé, donné à des collaborateurs au moment de leur départ… Or, les machines n’appartiennent pas à l’entreprise et doivent être rendues au loueur à la fin du contrat.  Il est donc important de négocier, dès le début du contrat, un « taux de non-restitution ». pour couvrir les cas de matériel cassé, perdu, etc…

Les grands comptes, par exemple, ne gèrent pas les écrans, les claviers ou les souris, qui constituent une part significative des coûts des matériels. Leur non-restitution au-delà du taux prévu dans le contrat peut entraîner des frais supplémentaires non négligeables.

Conclusion

Il est donc courant à l’issue du contrat de constater un taux de location annuel plus proche des 6% que des 0% annoncés.

Finalement, la location de matériel informatique peut avoir des avantages parce qu’elle est plus facile à obtenir que les emprunts, qu’elle offre des services de recyclage de matériel, et que les coûts mensuels sont faciles à suivre et à maîtriser.

Il faut cependant retenir que le matériel n’appartiendra jamais à l’entreprise même à l’issue du contrat, que les services se paient et que les coûts peuvent vite augmenter si le parc locatif n’est pas bien géré.

Dans tous les cas, il vaut mieux prendre le temps pour négocier l’ensemble des éléments du contrat et donc pas seulement le taux de location en tenant compte des besoins, des processus de l’entreprise, de la maturité et de la rigueur de la gestion de parc afin d’éviter les mauvaises surprises.

Et vous, quel regard portez-vous sur le leasing ?

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5 principes pour élaborer le budget de la DSI

5 principes pour élaborer le budget de la DSI

6 novembre 2018

– 1 minute de lecture

Agnès Cheval

Trop souvent, la construction budgétaire s’enlise dans des détails jusqu’à perdre son sens et son efficacité. Or le budget n’est que le début de l’histoire…

« À ce train-là, nous aurons finalisé les projets avant le budget. » « Je ne suis pas voyante, comment je peux donner autant de détails sur mes dépenses à venir ? » « On en est déjà à la version 20 et ce n’est toujours pas fini ». Alors que la période d’élaboration des budgets bat son plein, voilà les petites phrases que nous entendrons tous probablement autour de la machine à café. Et pour cause : le cadrage budgétaire est victime de plusieurs malentendus qui complexifient inutilement l’exercice. Et pourtant, construire un budget ne devrait pas être plus compliqué que faire ses courses au marché. Explications…

Quand vous faites vos courses, vous partez avec, en poche, un porte-monnaie et, en tête, des idées d’achats par grandes familles de produits (fruits et légumes, viande ou poisson, fromage et laitages, pain…). Au moment de quitter votre domicile, vous ne savez pas encore ce que vous allez acheter, mais vous avez une idée de vos besoins et de ce que contient votre porte-monnaie – votre budget donc. Sur place, face aux étals, vous arbitrerez en fonction des produits effectivement disponibles, des prix affichés, etc. Une certitude : avant de partir, vous n’avez pas passé deux heures à estimer les montants à provisionner pour chaque famille de produits et à les répartir dans autant de porte-monnaie…

Mais ce sont bel et bien les dérives que l’on observe trop souvent lors de l’élaboration budgétaire. Pour les éviter, voici 5 principes.

1) Communiquer en amont avec les équipes

Présenter la stratégie de la DSI, les grands projets retenus, le niveau attendu des dépenses… Autant d’informations qui, communiquées en amont de la construction des budgets, aident les équipes à se projeter (éviter la liste au Père Noël) et à s’inscrire dans le cadre souhaité.

2) Maitriser le nombre de lignes budgétaires

Le budget ne peut correspondre à l’allocation réelle. Inutile de demander aux équipes opérationnelles de détailler ce qui va se passer dans un an, voire au-delà. Dans la pratique, plus les lignes budgétaires sont détaillées, plus les écarts s’accroissent entre le budget et le réel, donc plus les prévisions sont fausses. Résultat, un temps considérable est ensuite consacré à réallouer des budgets de ligne en ligne, aux dépens du suivi et de l’analyse…

3) Gardez la trace de vos hypothèses

S’il faut se tenir à distance de la tentation de détailler chaque type de dépense à venir, il est recommandé en revanche de conserver les différentes hypothèses émises lors de la construction des budgets. Ce matériel s’avère souvent précieux pour, plus tard, expliquer les écarts.

4) Distinguer le run du build

Parce que, comme son nom l’indique, le Run est récurrent, il est aussi mieux maîtrisé que le Build. Savoir où sont ses marges de manœuvre en cas de besoin d’arbitrage fait gagner du temps : il est plus facile de ne pas démarrer un projet que de ne pas engager des dépenses de maintenance, par exemple.

5) Considérez votre budget comme un garde-fou

La vocation première du budget est de fixer une enveloppe pour ne pas dépenser en cours d’année plus que défini initialement. Ce n’est donc pas un outil pour nourrir une analyse qui, elle, se base sur la réalité des dépenses.

Appliquez-vous ces principes ? Pour vous en assurer, regardez tout simplement si vous passez plus de temps à construire votre budget qu’à le suivre… Le budget n’est que le début de l’histoire. Ce qui importe ensuite, c’est d’analyser les coûts, de contrôler la trajectoire, d’identifier les dérives et de proposer des solutions pour rester dans le cadre défini. C’est ainsi, et en associant pas à pas les opérationnels, que vous donnerez du sens au pilotage des coûts avec, à la clé, une construction budgétaire bien plus qualitative.

Agnès

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Les contrats IT Offshore commencent mal (… en général)

Les contrats IT Offshore commencent mal (... en général)

8 juin 2018

– Lecture de 5 mn

Pierre Moulin

Une société du CAC 40 réalisait récemment un audit de son contrat mondial de TMA & projets applicatifs, dont le back office se trouve en Inde. Au programme, des difficultés opérationnelles et des conséquences financières sérieuses, mettant en doute le bien fondé du modèle Offshore.

Cet exemple en rejoint d’autres…

Les métiers ont à peine remarqué le changement. La qualité n’est donc pas si mauvaise que cela. Pourtant, les « maîtrises d’ouvrage » métiers sont formelles : « les indiens sont nuls ! » Et après des mois de démarrage laborieux, la DSI a tout essayé : task force, plans d’actions, voyages coûteux pour développer la proximité avec les équipes distantes, formations des collaborateurs pour travailler différemment, etc. Sans compter l’équilibre entre Front office et Back office, révisé avec davantage de proximité, au détriment bien sûr des objectifs financiers.

Après plus d’un an d’efforts de la part du client et de son prestataire, les équipes sont amères, voire dépitées. La relation de confiance, pourtant si précieuse pour travailler efficacement à distance, n’existe pas, ou alors, seulement sur des « ilots » spécifiques.

Mais qu’en serait-il si des erreurs majeures n’avaient pas été commises ?

Le prestataire ne dit pas la vérité lors de la phase d’avant-vente

Les prestataires connaissent pourtant « TRES BIEN » les difficultés rencontrées. Que de temps pourrait être gagné, de sueur et de larmes évitées, si le prestataire exerçait enfin son devoir de conseil, au-delà de celui de gagner un dossier ! Nous pensons qu’un discours mature sur le sujet est indispensable, alors que ce n’est un « deal breaker » que pour celui qui ne connait pas les vrais points forts de son offre.

Nous voyons encore trop souvent des candidats timides sur certains facteurs de succès d’un programme offshore (ou nearshore). Par leur passivité, ils encouragent le raccourci intellectuel de l’expertise = la qualité des livrables. La vérité c’est que l’expertise est rarement suffisante au départ, notamment sur le plan fonctionnel, et que même si elle l’était, les malentendus resteraient innombrables, si le client ne s’assurait pas activement et régulièrement que ses besoins sont compris.

La question est donc posée aux prestataires, qui devraient adapter leur discours, en rapprochant les équipe de vente des managers de tels programmes.

Les commanditaires internes du projet disent rarement la vérité aux collaborateurs

Il ne faut pas sous-estimer les conséquences d’une mauvaise communication : des managers métiers en défiance avec les choix qui ont été faits, des pratiques de « shadow sourcing » sur des contrats parallèles coûteux, des messages négatifs et déformant les faits, qui tendent à miner toute chance de réussite. Parmi les écueils en matière de communication, nous voyons l’angélisme, qui crée d’emblée un malentendu durable, et nous voyons aussi l’absence partielle ou totale d’information, vécues comme une forme de mépris.

Nous préconisons la clarté sur les objectifs d’un tel projet, même douloureux. Nous recommandons de responsabiliser et de préparer les collaborateurs à travailler davantage, au moins sur certaines activités. Autre point d’attention majeur, celui de préparer les collaborateurs à accepter les différences culturelles, sources de nombreux malentendus.

Le plan de communication interne aux différentes parties prenantes est un incontournable du projet, dès le T0.

Ce plan sera porté par la direction informatique, voire, la direction générale.

Les conditions opérationnelles d’éligibilité ne sont pas remplies

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Les conditions d’éligibilité à l’Offshore constituent un inventaire à la Prévert, mais c’est la partie la plus facile du sujet. Un simple diagnostic d’éligibilité qualitatif et quantitatif, relativement rapide et peu coûteux, permet de porter un jugement pertinent sur un niveau de maturité. Il permet d’analyser :

Les collaborateurs ne sont pas assez formés, ni assez impliqués

Deux publics devront faire l’objet de toute l’attention de la conduite du changement projet:

– Les functional designers / business analysts, qui souvent ne maitrisent pas assez l’expression de leurs besoins.

– Les managers, qui ne sont pas forcément formés aux besoins spécifiques d’un tel contrat. Nous pensons au capacity planning, qui permet l‘adéquation entre l’offre et la demande, dans la flexibilité, et la maîtrise des coûts de l’équipe de delivery. Autre sujet majeur, les pratiques « à distance » de quality control, qui posent la question du juste équilibre entre une bonne collaboration client-fournisseur et un bon suivi via des indicateurs (KPI/SLA) de service. Dernier sujet essentiel du management, la mise en place d’un véritable management de programme, c’est-à-dire, transverse, permettant de sortir des silos fonctionnels. Ce management doit être à la fois opérationnel ET contractuel. Une question à ce sujet : connaissez-vous le contenu de vos contrats d’infogérance ? Un contrat bien conçu comporte des outils de gestion efficaces ; charge ensuite au client de les mettre en œuvre dans le cadre de son activité de « contract management » quotidienne.

A adresser dès le T0 du projet, par un diagnostic (« Fit gap analysis ») puis, par les actions nécessaires dans le plan de conduite du changement de projet.

Plus c’est critique et complexe, plus cela risque de mal

La « trajectoire de migration » signifie que tout ne devrait pas basculer dès le « go live » du nouveau contrat. Une trajectoire permet de prioriser les sujets, selon des critères de complexité et de volumes. Pour certains périmètres, l’expérience montre que cela risque de ne jamais marcher. Car, l’expertise y est trop critique, les délais trop courts, et de plus, la mutualisation des ressources (inhérente aux centres de services à bas coûts) deviendrait un facteur de risque trop important.

Des objects financiers ambitieux sont rarement compatibles avec une montée en charge progressive et sélective. pourtant c’est un « key success factor » d’un programme offshore.

Et si on arrêtait de faire n’importe quoi ?

Se lancer dans un marathon en ayant produit un faux certificat médical, sans s’être renseigné sur les risques d’un tel effort, et surtout, sans s’être entrainé correctement, voilà qui comporte une bonne dose de bravoure…ou d’inconscience ! C’est un peu ce que font nombre de décideurs avant de démarrer un projet Offshore. Il y a 2 types de contre-vérités sur le sujet du sourcing offshore : (1) c’est mature et cela va marcher ; il suffit pour cela de choisir le bon partenaire et (2) cela ne marche pas, d’ailleurs beaucoup de clients reviennent après l’avoir expérimenté à leurs dépens. Un projet offshore réussi offre des bénéfices opérationnels et financiers à la fois durables et importants. Il n’y a qu’à constater l’importance de l’offre et des contingents recrutés sur place pour le comprendre. Cependant un tel projet doit s’inscrire dans une véritable stratégie d’entreprise, qui aura su évaluer les autres leviers de la productivité (tels que l’optimisation des processus et l’automatisation). Cette stratégie aura confirmé le périmètre éligible, et révisé les objectifs financiers, en intégrant une mise en œuvre complexe et donc coûteuse.