Il doit faire une architecture de son temps avec les techniques de son temps
Pour expliquer aux non-initiés l’architecture du SI, on la compare toujours à l’architecture des villes, à l’urbanisation. Une interview récente de Catherine Jacquot (présidente du Conseil national de l’ordre des architectes) montre que les 2 pratiques ont toujours les mêmes points communs. Aussi bien pour montrer l’intérêt qu’elles apportent pour la société tant du point de vue qualitatif que monétaire, que dans l’évolution des pratiques et des outils.
Dans cette interview, les questions du journaliste sont aussi révélatrices que les réponses de l’intéressée. Ce sont les mêmes sujets qui reviennent et que l’on entend dans toutes nos missions : Quelle est votre valeur ajoutée ? N’êtes-vous pas trop cher ? etc.
Quelques phrases sont particulièrement marquantes.
Le phénomène […] empile des strates d’erreurs de différentes époques.
C’est la base même du constat que nous faisons sur les SI de nos entreprises. Toutes ces strates empilées depuis des années et qu’il est très difficile de remettre à plat. Les grands projets de transformation sont difficiles à justifier par les temps qui courent. Il faut être opportuniste et profiter des effets d’aubaine (le digital par exemple) pour proposer des évolutions qui vont dans le sens de la simplification et de la rationalisation et non pas faire que ce soit une couche de plus dans l’empilement.
Ces professionnels sont formés pour mener à bien un projet, y apporter des qualités de construction, d’usage et de confort tout en sachant l’insérer dans l’environnement.
C’est bien là le travail de l’architecte. Proposer des solutions en respectant les normes existantes. Savoir innover quand il le faut. Mettre en avant les usages. Les architectes du SI sont des professionnels et ils doivent faire en sorte d’attirer le respect de leurs clients grâce à la valeur ajoutée apportée par leur travail.
Pour un budget donné, un architecte fera toujours mieux qu’un non-architecte
Cela parait évident, et pourtant, il fait bon le dire ! Oui, l’architecte a un savoir-faire, et les solutions qu’il propose ont de la valeur. Cela ne coûte pas forcément plus cher, car l’architecte sait prendre en compte les contraintes qui s’imposent à lui, et proposer les meilleures solutions.
Son intervention apporte des qualités sans surcoût, « juste avec de la marge en moins pour les constructeurs »
L’architecte saura négocier les aménagements qui optimisent les coûts et les délais tout en respectant au mieux le cahier des charges. Il saura distinguer ce qui est indispensable de ce qui ne l’est pas. Il saura négocier et faire respecter les engagements de coûts et de délais de réalisation du projet. Totalement neutre, l’architecte est indépendant des solutions qu’il préconise : il peut ainsi mettre en concurrence les maîtrises d’œuvre, les challenger et en tirer le meilleur parti. C’est à ce titre que l’architecte saura montrer que sa prestation n’est pas une source de coût mais un gage de qualité.
Il faut faire une architecture de son temps avec les techniques de son temps.
L’architecte doit évoluer avec son temps. D’urbaniste, il est devenu architecte d’entreprise. Les entreprises vont continuer à évoluer, les SI seront de plus en plus inter connectés, de plus en plus complexes. Afin de continuer à apporter les meilleures solutions pour les SI des entreprises, les outils et techniques de l’architectes doivent évoluer. Les architectes sont à même de réfléchir à l’avenir de leur métier pour proposer les solutions les plus adaptées au monde digital, à l’internet des objets, à l’uberisation des entreprises…
L’architecture d’entreprise est un métier jeune et qui évolue rapidement. L’architecte d’entreprise reste le maillon indispensable dans la maîtrise de l’évolution et de la transformation au sein des entreprises. Les entreprises doivent continuer à s’appuyer sur les compétences des architectes d’entreprise et leur donner la place qui leur revient, car l’architecte d’entreprise assure une maîtrise de la transformation vers des SI toujours plus efficaces, évolutifs et économes…
Lire Ecrire Compter Coder est le titre d’un petit livre paru il y a un an aux éditions FYP. Il intéressera tous ceux qui s’intéressent à l’enseignement de l’informatique, mais il va plus loin, il pose aussi la question de la bonne utilisation de la société numérique.
On l’aura noté, le titre est à l’infinitif. La quatrième de couverture, quant à elle, se conjugue au définitif : on peut y lire que l’ouvrage « traite de la nécessité d’apprendre le code pour toutes les générations et explique comment y parvenir ». Faut-il faire comme l’Estonie, qui vient de rendre obligatoire l’enseignement de l’informatique dès l’âge de 7 ans ?
Mais à l’intérieur du livre, le propos est plus nuancé.
Les auteurs expliquent que l’apprentissage du code ne résout pas tout : le code est un moyen et pas une fin en soi. Après tout, beaucoup de personnes savent utiliser une machine à laver ou une voiture, sans pour autant savoir vraiment comment elle fonctionne, et encore moins comment la réparer !
Un des points intéressants de l’ouvrage est de montrer que l’enseignement du code relève de l’apprentissage par l’action. Autrement dit, de l’expérimentation. Tout comme naguère on apprenait la biologie des réflexes en excitant une patte de grenouille, l’apprentissage par la pratique est souvent nettement plus efficace que la théorie, et en tous cas, la renforce.
Le code se découvre par l’expérimentation : ceci ravira les tenants de certaines pédagogies ! Il est bien connu que dans beaucoup de domaines, la technique a précédé la science : en d’autres termes on a découvert l’utilisation pratique du feu bien avant d’en comprendre la chimie… Le parallèle avec la chirurgie est particulièrement éclairant : le chirurgien apprend beaucoup en disséquant puis en opérant, la connaissance théorique du corps ne suffit pas.
Le code apprend l’algorithmique, il apprend à penser et à formaliser une méthode. Et tout cela dans un but concret : il ne s’agit pas de coder pour coder, mais de coder pour résoudre un problème. Tester le code permet immédiatement de vérifier si la méthode fonctionne : lorsqu’on se trompe, on peut recommencer, et il y a souvent plusieurs solutions possibles. Tout comme en Open source, l’apprenant est valorisé par la possibilité d’améliorer le fonctionnement d’un code existant, ou de découvrir de nouvelles méthodes. De plus il est largement possible d’apprendre de manière autonome, le transfert de connaissance ne se fait plus seulement dans le sens professeur => élève. Au contraire, on peut apprendre en groupe de pairs : le parallèle est évident avec les méthodes agiles ! L’apprentissage ne se fait plus en « présentiel » (le professeur face à la classe). Autre avantage : il n’est plus nécessaire d’apprendre la même chose à tout le monde…
L’apprentissage du code peut également être un moyen ludique de faire réfléchir à des règles de société. Un des exemples cités concerne la découverte du code de la route grâce à la programmation des feux de croisement.
Savoir coder est également bien utile pour comprendre le monde qui nous entoure – par exemple, comment les entreprises font usage des technologies pour nous proposer des produits et des services ciblés. Mais aussi, comment les individus peuvent orienter les choix de société : à l’image de l’Open source, tous les citoyens peuvent collaborer et influer sur les lois qui nous gouvernent, ces lois n’étant pour les auteurs que le code qui régit le fonctionnement de la société. Il est donc important de ne pas laisser la production de ces codes dans les mains d’une petite fraction d’intérêts. En la matière, l’avènement de plates-formes comme Change.org, qui permet à des citoyens de pétitionner, montre que le chemin à accomplir est encore très long…
Le dernier tiers de l’ouvrage est consacré aux pistes possibles pour apprendre à coder aux enfants et aux adultes. Les auteurs y présentent de nombreuses expériences de manière factuelle, y compris celles qui ne vont pas dans le sens de leur discours. Une preuve d’objectivité qui les honore.
Lire Ecrire Compter Coder, de Frédéric Bardeau et Nicolas Danet, disponible sur toutes les bonnes plates-formes web.
Quelle est la fonction d’un stylo ? A cette question, 99% des personnes interrogées répondront spontanément : à écrire, bien sûr !
L’architecte fonctionnel fait partie des 1% restants. Pour lui, la fonction du stylo est de libérer un fluide permanent sur un support durable. On l’oublie souvent, ce n’est pas le stylo qui écrit, mais la main qui le tient !
Confondre usage et fonction n’est pas très grave dans la vie quotidienne. Mais pour l’architecte, la différence est fondamentale. Impossible de concevoir un système sans comprendre comment il fonctionne !
Plus important encore, l’architecte fonctionnel est toujours à la recherche de mutualisations. Or, ce sont les fonctions que l’on mutualise. Notre bon vieux stylo n’a qu’une seule fonction, mais il est apte à de nombreux usages : écrire, mais aussi dessiner, approuver un document par une signature, ou encore différencier les vêtements de nos enfants par une marque qui nous permettra de les récupérer (les vêtements, pas les enfants) à la sortie de l’école…
Analyser la fonction pour bien construire
Comme son nom l’indique, la fonction décrit le « comment » (comment ça marche) alors que l’usage décrit le « quoi » : ce qu’on peut faire avec.
Prenons l’exemple des véhicules à moteur : en majorité, leur fonctionnement repose sur la combustion de carburant. Pour les construire, pour en optimiser le rendement, il faut comprendre les lois universelles de la thermodynamique. Ces lois s’imposent à tous, constructeurs et conducteurs.
A l’inverse, l’usage des véhicules peut être « customisé », en grande partie adapté à chacun, ou presque : quel rapport entre une moto, un camion de 35 tonnes, ou un 4×4 ?
Certaines ruptures technologiques permettent de modifier les usages, d’autres non. L’arrivée des véhicules électriques, par exemple, n’a guère modifié les usages : avec une voiture électrique, on ne peut pas faire plus de choses qu’avec un véhicule à moteur, et même plutôt moins dans l’état actuel des techniques. En revanche, optimiser leur fonctionnement demande à comprendre d’autres lois : celles de l’électromagnétisme, et du stockage de l’électricité.
Identifier les fonctions à mutualiser
Différencier la fonction de l’usage est également indispensable pour identifier les possibilités de mutualisation. Au 19ème siècle, l’essor de l’industrialisation ne fut possible que par la mutualisation : la gravure ci-dessous montre des dizaines de machines à filer alimentées par une seule machine à vapeur, au moyen de multiples poulies.
En langage d’aujourd’hui, un architecte fonctionnel pourrait décrire cette solution en ces termes : les ingénieurs de l’époque avaient mutualisé la fonction la plus coûteuse, transformer l’énergie thermique en énergie cinétique. Ils l’ont implémentée dans un seul composant : la machine à vapeur. Ensuite grâce à un système d’échange – arbres de transmissions, courroies, et poulies -, ils ont mis à disposition cette énergie sous forme de service, prête à utiliser par des dizaines de machines.
On peut noter au passage que ces consommateurs de services pouvaient en faire des usages différents : carder, filer, tisser…
Application aux systèmes informatiques
Tout comme dans une manufacture, la fonction est mutualisable aussi dans un système informatique. Par exemple, la composition de document est utilisable pour de nombreux usages : éditer des propositions, des contrats, des relevés de compte, ou encore des messages publicitaires. C’est ce qui explique le succès des outils d’éditique.
De même, on peut utiliser les mêmes formules pour calculer les frais à facturer à ses clients, et les commissions à verser à ses partenaires. Pour autant, rares les entreprises qui ont dévolu ces deux usages à un composant logiciel unique ! Et pourtant, ces calculs sont souvent complexes, et avoir à maintenir un seul moteur de calcul coûterait bien moins cher.
L’analyse fonctionnelle, c’est l’analyse de la valeur
Identifier la fonction pour la mutualiser est une des clés de la création de valeur, que ce soit dans la téléphonie mobile, dans la multiplication des outils de médiation (middlewares, ESB, EAIs…) qui mutualisent les fonctions d’échange ; et bien entendu dans le Big Data, promesse d’une exploitation fine des données qui commence à frôler les capacités de l’intelligence humaine.
L’évolution des technologies fait que de nouveaux champs du possible s’ouvrent à la mutualisation ; de plus en plus de fonctions sont mutualisables.
Quant au stylo, le clavier et le document numérique l’auront bientôt relégué au rayon des antiquités. Je vais quand même en conserver quelques-uns, par nostalgie, et pour me gratter l’oreille au cas où …
L’Architecture d’Entreprise est souvent vue de manière négative par les projets : effort coûteux, dé-corrélé de leurs contraintes, etc. Pourtant « sur le papier » cette pratique est très ambitieuse et prometteuse. Examinons les conditions d’un recours efficace à l’Architecture d’Entreprise.
Management de projets : tout change, rien ne change
Dans mon parcours professionnel, j’ai croisé et continue de croiser des « maîtres » qui influencent mes approches et mes convictions. L’un d’entre eux disait « le coût de la correction d’une erreur de conception est multiplié par 10 à chaque fois que l’on franchit une étape dans un projet : 1 au moment du cadrage, 10 en conception, 100 en réalisation / test, 1000 après le déploiement (lorsque c’est une fonctionnalité inadaptée qui a été déployée auprès de centaines d’utilisateurs) ». C’était à la fin des années 1990, et on était encore à l’époque sous le règne (finissant) de la méthode Merise.
Depuis, les technologies, la culture de projet et les compétences en ingénierie informatique se sont développées. Il existe aujourd’hui un grand nombre de « briques technologiques » utilisables pour assembler un SI comme un lego, sans avoir à développer spécifiquement chacune des pièces.
Cependant, rares sont les projets qui échappent aujourd’hui encore aux difficultés d’hier. On constate toujours une série de « manques » : manque de vision, de temps, de moyens, de savoir-faire, de discipline, de dialogue, d’analyse des besoins, etc. Plus que jamais, l’adage de mes débuts continue de se vérifier. D’ailleurs l’existence de « briques technologiques » de plus en plus élaborées, ne résout pas le problème d’architecture globale. En effet, on peut construire un truc très moche avec des lego très beaux !
Architecture d’Entreprise : l’art de traiter la complexité
Parmi les pratiques qui permettent de concevoir un SI, l’Architecture d’Entreprise est aujourd’hui celle qui apporte le maximum de garantie. Elle préconise l’extension des pratiques d’architecture du SI à l’ensemble des dimensions de l’entreprise. L’objectif poursuivi est d’éviter de ne penser l’architecture qu’en termes « d’architecture de solution informatique », qui est une réflexion trop restrictive car elle réduit le questionnement à la problématique informatique.
Pour compenser cela, les DSI font parfois intervenir sur les projets des maîtres d’ouvrage connaissant les applications, afin de conjuguer réflexion sur le métier et réflexion sur la solution. Cependant cela détourne souvent le maître d’ouvrage de son rôle : étudier l’opportunité et cadrer les besoins. Il arrive encore qu’on démarre des projets sans savoir s’ils sont vraiment souhaitables et faisables, avec pour seul actif une liste de besoins.
L’Architecture d’Entreprise propose un cadre permettant d’assurer une continuité d’analyse entre les différentes phases du projet. Elle couvre aussi l’analyse d’opportunité en amont des projets. Mais alors pourquoi les problèmes ne sont-ils pas déjà résolus ? Sans doute la démarche est-elle perçue comme complexe à déployer et à s’approprier (c’est l’argument le plus souvent entendu). En effet, le déploiement d’une démarche Architecture d’Enterprise appelle une évolution de l’organisation des démarches d’étude et de projet. Elle doit être portée par une ambition managériale et par la mobilisation des équipes. A défaut on verse immédiatement du côté obscur et l’on ne retient de l’approche que ce qu’elle a de plus hermétique : la méthode … inconcevable quand on manque de temps, manque de moyens, manque de savoir-faire, manque de discipline, manque de dialogue, etc. On finit par oublier le parti qu’on pourrait tirer de cette réflexion pour l’analyse.
Ce n’est pas le marteau qui fait bouger la main, mais l’inverse
Quand cet outil d’analyse est utilisé correctement, de manière pragmatique, on en voit immédiatement la valeur-ajoutée pour les projets. Et ce, sans attendre le déploiement des applications et le verdict des utilisateurs.
Lorsque l’Architecture d’Entreprise est présente dès le point d’ignition du projet (ou avec bonheur, plus en amont encore : lors d’un schéma directeur) elle est à même de porter et fédérer toutes les dimensions de l’analyse et répondre aux attentes des acteurs de la transformation :
Comprendre les enjeux des projets, et leur intérêt par rapport à la stratégie métier, pour donner des perspectives aux projets
Identifier conjointement les impacts pour le métier et la DSI, en animant le dialogue bipartite métier/IT qui soutient la transformation
Pouvoir identifier les ressources et les capacités d’évolution qu’il faudra mobiliser, et vérifier qu’elles sont bien disponibles (à quoi servirait une cible, sans la capacité d’évolution pour l’atteindre ?)
Donner aux équipes concernées les repères communs et partagés qui sont nécessaires pour fédérer les visions personnelles (forcément partielles et partiales)
Livrer les premiers plans ré-exploitables de la cible sous forme de schémas non équivoques, ainsi que des trajectoires appropriées pour l’atteindre
Créer la mobilisation autour du projet en propageant les nouvelles représentations mentales qu’implique la cible
(liste non exhaustive)
En résumé, l’Architecture d’Entreprise fait exister le projet avant qu’il n’existe. Puis elle l’accompagne dans son cycle de vie vers sa réalisation (son accomplissement !). Disposer d’un plan de route pour conduire une transformation est tellement utile lorsque les projets sont stratégiques, transverses et complexes. Faisons-le savoir, comme monsieur Jourdain pour la prose, l’architecte d’entreprise fait du management, sans qu’on le sache ! Mais lui, il le sait.
L’une des principales missions de l’urbaniste est de favoriser la souplesse d’adaptation du système d’information avec des moyens simples, peu coûteux et non intrusifs, tout en apportant une aide concrète aux équipes de projet. Traditionnellement, l’urbaniste est considéré comme un empêcheur de tourner en rond. Il est perçu comme l’auteur de chartes et de normes théoriques, que personne n’applique vraiment. Il en résulte un certain désenchantement, et un fort turn-over parmi la population des urbanistes.
Sans pour autant renier cette mission, cette tribune milite pour un urbanisme opérationnel, qui doit favoriser la souplesse d’adaptation du S.I. avec des moyens simples, peu coûteux et non intrusifs, tout en apportant une aide concrète aux équipes de projet. Exemple concret : le choix de progiciel.
Les deux missions de l’urbaniste
Pour définir le travail de l’urbaniste et ses enjeux, on a souvent recours à la métaphore de la ville. Comparaison pertinente, même si les contraintes du système d’information sont plus ou moins faciles à contourner. En effet, s’il est plus facile d’augmenter le débit d’une ligne réseau que d’élargir une rue, les erreurs et plus encore le manque d’anticipation se révèlent souvent très coûteux… des années après.
Penser l’organisation du territoire, donc. Appliqué au SI, le problème revient à découper celui-ci en blocs à la fois suffisamment autonomes, reliés entre eux de manière efficiente, et en mutualisant au mieux les composants. Si la problématique est relativement simple pour les composants techniques – les SGBD, les middleware, le poste de travail et ses applications de bureautique – , plusieurs approches ont cours pour déterminer les frontières applicatives : par fonction de l’entreprise, par service (au sens SOA), par domaines d’objets…
Soyons humbles : il n’existe pas de réponse toute faite. Pour prendre le seul exemple du pilotage d’entreprise, il peut être judicieux soit de l’isoler, afin de mutualiser les outils d’analyse et de reporting, soit de l’intégrer aux systèmes opérationnels (ERP…) pour faciliter le processus d’analyse de bout en bout, et éviter d’alimenter de coûteux datawarehouses. Sur ce point, le discours des éditeurs, variant au gré des alliances, n’éclaire pas vraiment les choix.
Pour noble et vitale qu’elle soit, cette première mission de l’urbaniste rencontre des limites d’application : tout d’abord, les projets de refonte significative du SI étant rares, le chantier est perpétuel et les victoires rapides demeurent exceptionnelles. Par ailleurs, les chartes d’urbanisme sont difficilement compatibles avec la mise en oeuvre de progiciels, pour une raison bien simple : l’objectif de l’éditeur est de pouvoir mutualiser son offre vis-à-vis de clients de métiers différents, d’organisations et de stratégies différentes.
Un garde-fou : les points de précaution
A notre point de vue, l’urbaniste doit assurer une seconde mission : veiller à ce que les équipes de projet respectent le minimum de règles de conception qui permettront de faire évoluer la solution facilement, sans paramétrage ni re-livraison de code. Point important, ces règles s’appliquent aussi bien aux progiciels qu’aux développements spécifiques. Problème : ces règles sont souvent abstraites, peu parlantes pour les experts métier et les maîtrises d’ouvrage.
La solution que nous proposons est simple et rapide : au lieu de règles, l’urbaniste fournit aux équipes projet un questionnaire de points de précaution, exprimés en termes métier. Exemple : est-il possible de modifier l’identifiant d’un client sans perdre l’historique des échanges avec ce client ? Pour déployer la solution sur une nouvelle filiale, est-il possible d’ajouter une nouvelle langue sans faire appel à l’éditeur du progiciel ?
Comme on le voit, les questions sont précises, conçues pour appeler une réponse rapide et simple : par oui ou non. Chaque réponse négative identifie immédiatement un risque de rigidité, un écart par rapport à des bonnes pratiques, dont l’impact peut être immédiatement évalué par l’ensemble des parties. Les points de précaution incontournables sont priorisés d’un commun accord, en fonction du métier et des perspectives d’évolution de celui-ci : intégration de nouveaux partenaires, déploiement plausible à l’international sous 3 ans… Conséquence logique de la démarche, l’urbaniste peut aller jusqu’à exercer un droit de veto lorsque ces points ne sont pas traités de manière satisfaisante.
En pratique, nous avons pu vérifier sur le terrain que le questionnaire permettait de hiérarchiser des progiciels entre eux, et par conséquent de discriminer les moins agiles. Bien entendu, il ne s’agit que d’un élément supplémentaire de choix, mais qui contribue à objectiver la décision finale.
Quelles compétences pour l’urbaniste ?
On le devine, cette approche transforme le rôle de l’urbaniste. De donneur de leçons, il devient fournisseur de conseil : il apporte un éclairage complémentaire, parfois décisif, sur des choix structurants. Son apport est reconnu, facilement accepté, et contribue à valoriser la fonction.
Pour arriver à remplir ce rôle, il est souhaitable d’avoir une expertise en modélisation et en fabrication de logiciel. Des connaissances métier sont également utiles pour traduire les règles de conception en points de précaution spécifiques au contexte. Il arrive de trouver dans des appels d’offre des questions formulées ainsi : le progiciel est-il multi-devise ? Bien entendu, l’éditeur répond oui. Dans le détail, même dans des domaines métiers aussi banalisés que la comptabilité, le traitement multi-devise varie d’un progiciel à l’autre. L’urbaniste est là pour affiner la question : le progiciel permet-il à un client de régler dans plusieurs devises, d’être titulaire de plusieurs contrats dans des devises différentes ?
Ne rêvons pas : le droit de veto de l’urbaniste n’est pas pour demain. Rares sont les urbanistes à disposer de budgets autonomes, d’équipes de conseil opérationnel à même d’apporter un support aux équipes de projet. Ce que nous proposons ici n’est qu’un modeste petit pas vers un renforcement légitime de l’autorité de l’urbaniste.
La modélisation des processus s’est répandue au cours des dernières années. Elle est un exercice délicat, surtout pour des personnes peu préparées. Cette chronique propose 10 règles pratiques et éprouvées pour produire des modèles utiles, et les réaliser rapidement.
L’intérêt de la modélisation des processus n’est plus à démontrer. Du côté des informaticiens, de nombreuses démarches de conception, d’urbanisation, d’»architecture d’entreprise» se fondent sur la modélisation des processus ; ces méthodes commencent à se diffuser du côté des utilisateurs et à attirer l’attention des décideurs. En parallèle, de nombreuses entreprises refondent en permanence leurs processus pour les optimiser et les adapter aux évolutions de leur métier. Toutefois, bien modéliser n’est pas donné à tout le monde. Récemment, j’ai été témoin de l’expérience suivante : dans une grande entreprise, la Direction des Opérations avait demandé à 3 personnes de modéliser le même processus. A l’arrivée, elle a obtenu trois résultats complètement différents ! Imagine-t-on un architecte fournir trois plans différents pour un même bâtiment, ou un constructeur de PC fournir 3 plans différents de la même carte-mère à son fabricant ?
Bien modéliser n’est pas un problème d’outillage, mais de méthode : la véritable difficulté est d’appliquer des règles simples, pour aboutir à un modèle qui soit à la fois fidèle et utile. Il ne suffit pas de maîtriser les notations BPMN ou UML : comme pour la musique, savoir lire une partition ne fait pas de vous un Bach ou un Gainsbourg du jour au lendemain !
Pour remédier à cette situation, il convient d’appliquer les dix règles concrètes de modélisation des processus :
1) Distinguer processus et procédure :
Cette règle bien connue est dans les faits très mal appliquée. Rappelons les définitions de l’AFNOR : un processus est un ‘ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie’ alors qu’une procédure est la ‘manière spécifiée d’accomplir une activité’. Bref, le processus décrit uniquement les invariants, c’est-à-dire les règles universelles applicables à toutes les organisations, indépendamment des moyens utilisés pour son exécution. Les moyens sont à décrire dans les procédures. Par exemple, une entreprise peut décider de mettre en place un processus unique et multi-canal pour traiter les réclamations de ses clients. Ce processus se déclinera ensuite selon différentes procédures, selon que la communication avec le client se fait par courrier, par e-mail, ou par téléphone.
Distinguer processus et procédure est la condition indispensable pour identifier les règles communes que l’entreprise s’impose – ou que le monde extérieur lui impose -, et bien les séparer des contraintes liées aux moyens utilisés.
2) Se contenter de 3 niveaux de description :
On rencontre parfois de superbes « chaînes de valeur » où les processus se décomposent en poupées russes. Il est fréquent de devoir explorer 6 ou 7 niveaux de profondeur. D’autres modélisateurs sont des adeptes de la récursivité : un seul concept est mis en œuvre, par exemple l’activité, et une activité peut contenir des activités, et ainsi de suite… Problème : dans les deux cas, ces modèles s’avèrent très vite inexploitables.Par exemple, il est très difficile au modélisateur de déterminer si l’action « contacter le client » devrait se situer au niveau 4, 5 ou 6. Conséquence : le référentiel des processus de l’entreprise contient de nombreux doublons, alors que chaque tâche et chaque activité ne devraient être décrites qu’une seule fois.
Nous recommandons de n’utiliser que trois éléments pour décrire les processus : au niveau le plus détaillé, la tâche, puis l’activité, et enfin le processus lui-même. Un quatrième niveau de description est utile lorsque l’on veut décrire les procédures : nous recommandons d’introduire la notion d’opération. Chaque tâche est alors décrite comme une suite d’opérations. Par exemple, contrôler l’identité d’une personne se décline en plusieurs opérations selon les pays et les supports (carte d’identité, badge, passeport biométrique…)
3) Définir les tâches par la transformation d’un objet Métier :
Toute tâche doit modifier un objet Métier. Par objet Métier, Rhapsodies Conseil entend un élément manipulé au quotidien par les acteurs de l’Entreprise. Il est assez facile de dresser une liste des principaux objets Métiers. Ce sont souvent les mêmes d’une entreprise à l’autre : des produits, des commandes, des contrats, des matériels…La règle permet alors de déterminer quelles sont les tâches qui sont vraiment nécessaires. En effet, comme on l’entend souvent dire, une tâche doit avoir une valeur ajoutée. Un moyen concret de s’en assurer, est de vérifier que la tâche a effectivement modifié un objet. A l’inverse, toute action qui ne modifie rien n’a pas de valeur ajoutée, il est donc totalement inutile de la décrire. L’action « lire le courrier » par exemple n’a aucune valeur ajoutée : ce qui importe vraiment, c’est de déterminer les tâches à exécuter suite à la réception de ce courrier.
4) Faire porter toutes les règles de gestion par des tâches :
Cette règle découle de la précédente. Soit une tâche T1, qui permet de faire passer un objet O d’un état E1 à un état E2. Pour cela, elle doit obéir à une série de règles de gestion. La tâche suivante aura pour but de traiter tous les objets O qui sont dans l’état E2. A ce niveau de description, il est totalement inutile d’ajouter une règle (ou pire, une tâche, comme on le voit parfois) pour indiquer que lorsque la tâche T1 est terminée, alors il faut exécuter la tâche T2. Ainsi, dès le départ, on isole tout naturellement les règles d’enchaînement, ce qui facilite l’utilisation d’outils d’orchestration de processus (BPM, workflow).
5) Appliquer une démarche ‘bottom-up’ :
C’est-à-dire décrire d’abord le niveau le plus fin, les tâches. Celles-ci seront ensuite regroupées en activités, en fonction de règles précises. Ceci évitera de reproduire l’organisation et les règles existantes : il suffit d’identifier l’objet Métier en jeu, l’état final de cet objet, pour déterminer de proche en proche les étapes nécessaires et les autres objets manipulés. Exemple : pour un processus de recrutement, la dernière tâche peut être exprimée par « confirmer l’adéquation du candidat au poste ». On en déduit les tâches antérieures : contrat signé, poste de travail configuré, recrue formée,… Comme on le voit dans cet exemple, on transcende les frontières de l’organisation, qui le plus souvent confie la formation à une entité, la signature du contrat d’embauche à une autre, la configuration du poste de travail à une troisième.
6) Utiliser les évènements avec parcimonie :
Dans la grande majorité des cas, il est inutile de conserver une trace séparée des évènements. Il suffit d’historiserles états successifs par lesquels l’objet Métier est passé, ce qui revient exactement au même. Par exemple, il est bien évident que la tâche « valider une facture » fait passer la facture à l’état validé ; il ne sert donc à rien d’enregistrer dans le système d’information un évènement ‘facture validée’. Il suffit de mémoriser la date à laquelle la facture a été validée, et ce, seulement si on en a vraiment besoin. Cette approche simplifie la mise en œuvre du pilotage de l’activité (BAM) en se concentrant directement sur les résultats, et non sur les évènements.
Bien entendu, certains évènements doivent figurer dans le modèle de processus. C’est en particulier le cas des évènements indépendants de tous les acteurs : par exemple, la fin du mois, pour déclencher un arrêté comptable.
7) Faire porter les activités sur un objet métier unique :
Une activité est une suite de tâches qui portent sur un même objet, et qui a pour but de faire passer cet objet par des états successifs de son cycle de vie. La raison de ce critère de regroupement est purement économique : dans l’idéal, cette série de tâches devrait pouvoir être confiée à un même agent, de manière à éviter les ruptures de charge, toujours coûteuses.
8) Déterminer les rôles à partir des activités, et non l’inverse :
Un rôle doit être vu comme l’ensemble des privilèges nécessaires à un même agent (personne, système…) pour pouvoir exécuter les tâches qui lui sont confiées. Dans l’idéal, comme on l’a vu précédemment, il est plus économique de faire exécuter une activité de bout en bout par le même agent. Toutefois, ceci n’est pas toujours souhaitable, en particulier pour des raisons de sécurité et de contrôle. L’exemple classique est le traitement des factures Fournisseurs : l’agent qui valide une facture ne peut pas déclencher le règlement de celle-ci. Ceci aboutit à définir deux rôles distincts. Contrairement à l’approche couramment pratiquée, ce ne sont donc pas les rôles qui doivent déterminer les activités, mais bien les activités qui doivent déterminer les rôles. Le titre de « Contrôleur de Gestion » par exemple, ne permet pas de déterminer les différentes activités dont un contrôleur de gestion a la charge : celles-ci varient fortement d’une organisation à l’autre. Par exemple, dans certaines entreprises, le contrôleur de gestion approuve les commandes d’investissement; dans d’autres, il valide les factures.
9) Distinguer les pouvoirs des compétences :
Les compétences nécessaires à l’accomplissement des activités n’ont pas à intervenir lorsqu’il s’agit de décrire un processus. Ces compétences seront à prendre en compte dans un deuxième temps seulement, au moment de définir les moyens nécessaires pour exécuter les tâches, c’est-à-dire lorsque l’on déclinera les procédures. Choisir de spécialiser ou non des agents en fonction de leur compétences est une décision purement économique :dans beaucoup de restaurants, le client va se servir lui-même. Et dans certains restaurants, le client cuit lui-même son repas !
10) Tenir compte des intérêts de toutes les parties prenantes :
Ce sera notre critère principal pour déterminer les bornes d’un processus. Un processus n’est que l’un des chemins possibles parmi toutes les activités qui figurent au « catalogue » de l’entreprise : il ne s’arrête que lorsque les intérêts de toutes les parties prenantes sont satisfaits. Par exemple, il y a quelques années, un opérateur de téléphonie mobile prenait la peine d’appeler ses clients dans les 48 heures suivant leur achat d’un nouveau coffret, de manière à s’assurer qu’ils arrivaient bien à l’utiliser. Par ailleurs, on oublie trop souvent les intérêts de l’État, du partenaire à qui il faut verser une commission,… Bien entendu, il ne s’agit pas de dire que toute l’Entreprise peut se réduire à un seul processus !
En conclusion, ces quelques règles basiques garantissent un référentiel de processus homogène : éviter d’avoir 200 actions pour décrire un processus alors que 15 suffisent, éviter des doublons du type « accorder un prêt » et « octroyer un crédit »… Avantage tout aussi important, elles amènent à se poser les bonnes questions au moment de modéliser un processus : et en particulier, distinguer ce qui est vraiment invariant, de ce qui dépend des moyens utilisés. Un modèle construit avec ces règles permettra à l’organisateur de trouver des leviers d’optimisation, et à l’informaticien, de trouver les fonctions à implémenter dans le système informatique.
Remerciements : Rendons à César ce qui lui appartient : si la majorité de ces règles sont ma modeste contribution, je remercie Praxeme qui dès 2003, avait clairement formulé la règle N°3. Merci également au Club des Pilotes de Processus, dont sont tirés quelques-uns des exemples cités.
