SI

CARTOGRAPHIE SI : Quels acteurs et quelle démarche pour le succès ?

CARTOGRAPHIE SI : Quels acteurs et quelle démarche pour le succès?

2 décembre 2024

Architecture

David Hauterville

Consultant

Puisque pour la gestion pérenne de votre SI, vous avez saisi tout l’intérêt de l’architecture d’entreprise, vous avez réalisé l’importance d’avoir une cartographie à jour de votre patrimoine. La mise en place et le maintien de ces données centralisées ne se résument pas à l’acquisition ou au développement d’une application. 

La solution technique de cartographie doit se déployer dans un environnement où les acteurs et les moyens s’anticipent et s’adaptent en fonction des objectifs souhaités face aux réalités rencontrées. Quelle que soit la solution utilisée ou envisagée, il faudra faire face aux différents défis qui se dressent lors de son déploiement. L’outil doit s’implanter dans un contexte propice à sa prise rapide et son implantation durable. 

Nous allons donc d’abord vous présenter les différents acteurs d’une démarche de cartographie réussie, du sponsor aux responsables du run, pour ensuite vous proposer une démarche issue de notre expérience auprès de nos différents clients.

SI
Source : Pexels – Brett Sayles

Les acteurs d’une démarche de cartographie réussie

Un sponsor fort, une tête de proue

C’est l’ incarnation du projet consciente des moyens, du temps, de l’énergie qu’il sera nécessaire d’y consacrer.  C’est le moteur qui  fournit les conditions et prend les décisions sur les efforts à adapter à chaque phase du déploiement (sur plusieurs mois à quelques années). 

Il est haut placé dans le board ( DSI …) pour ouvrir les portes et parler du projet dans les instances de gouvernance de haut niveau (ex: des réunions de directeurs).

Un product owner dédié à la solution

C’est idéalement un profil d’architecte expérimenté en mesure de rapporter au sponsor l’état d’avancement et  les points d’alerte. Il est garant du produit et capable de comprendre les organisations et leurs enjeux. Il sera sera à même de définir les quick wins du référentiel, la démarche et l’organisation qui en découle. Il se doit d’être force de communication proactive tout en sachant se rendre disponible pour adresser les demandes d’accompagnement issues de toutes les entités de l’entreprise.

Des responsables désignés au suivi des applications

Les responsables d’application sont chargés de garantir la fraîcheur des informations relatives aux applications dans le référentiel. Ils sont idéalement en accès direct avec les utilisateurs de ces applications. Ils vont former une communauté d’échanges autour des bonnes pratiques de récolte des informations et l’utilisation de l’outil de référencement. Ils se feront les relais de l’effort de sensibilisation et d’accompagnement au bénéfice de l’usage du référentiel.

Des sachants identifiés

Parfois elles-même responsables d’application, ces personnes font office de sachants concernant l’historique du patrimoine applicatif. Elles sont souvent une mémoire vivante de l’évolution des applications et de l’organisation (historiques des contraintes et décisions). Elles contribuent à identifier les référentiels déjà présents. Depuis quand existent-ils, pour quels objectifs et usages, pour quels usagers et quelles en sont les limites et les points de douleurs.

Une équipe Build

En pointe de la connaissance et de la maîtrise de l’outil, elle construit le métamodèle des données et implémente les fonctionnalités nécessaires à l’exploitation de l’outil. Elle entretient une relation rapprochée auprès de l’éditeur. Elle teste et approuve l’activation, voire la création, des nouvelles fonctionnalités. Elle s’assure de tirer le meilleur parti des montées de version et mise à jour éditeur.  

Une équipe Run

Au plus près des contributeurs et utilisateurs, elle assure leur accompagnement technique. Elle gère l’administration et le paramétrage de l’outil. Elle veille aux bonnes performances du service pour  garantir un confort d’utilisation optimal.

Au début du projet, les fonctions Build et Run sont confondues.

Les étapes successives d’une démarche de cartographie réussie

Les fondamentaux, des chantiers à lancer les uns après les autres

La mise en place de la comitologie ad hoc

Dans l’optique d’améliorer la démarche en continue, les acteurs du projet doivent être prêts à consacrer du temps pour suivre la comitologie :

Un  métamodèle initial

Il s’agit de définir les objets à référencer dans l’outil.
Une bonne base de départ est constituées des objets suivants: 

Si pour la plupart des objets,  leur définition paraît évidente, certaines, comme celle des capacités métier hors standard ou surtout celles de l’application, peuvent faire débat. De même les attributs à renseigner pour chacun des objets est potentiellement sans limite. Le métamodèle initial pose les hypothèses de définition  les plus simples et inclusives possibles. Seuls les attributs essentiels aux rapports et analyses prioritaires sont retenus pour les premières collectes.

Une première campagne de collecte savamment orchestrée

Une fois ces éléments identifiés, il est alors possible de lancer la première itération de collecte des données identifiées dans le métamodèle initial. Elle est circonscrite à un périmètre limité, pour une entité perçue comme représentative et une période réduite à maximum trois semaines à la façon d’un sprint en mode Agile. Durant cette période les interlocuteurs clés identifiés sont sûrs d’être disponibles. Donc éviter les périodes propices aux congés, audits, bilans réglementaires, etc.

Cette première collecte est la matière première à soumettre aux processus et méthodologies à mettre en place pour l’harmonisation et l’optimisation du référencement.  Elle peut être complétée par une deuxième ou troisième campagne afin de valider les hypothèses de modélisation et de modalité de collecte.

Un guide de la modélisation partagé à tous

Une fois cette première campagne réalisée, vient le moment de partager à tous une base documentaire.

Les processus doivent avoir pour but de rendre l’information disponible et compréhensible pour tous par un maximum d’intervenants à leur échelle. Afin de s’assurer que tous parlent le même langage, il est donc indispensable de rédiger le glossaire de l’organisation.

Ce glossaire sert de socle pour l’élaboration des règles de nommage (application, flux,…)  et conventions de traitement de cas (modalité de prise en compte des applications, flux hors SI de l’organisation,…) à mettre en pratique lors de l’exploitation des informations collectées.

Cette documentation est tenue à jour à l’occasion de revues régulières en fonction de leur efficacité. Elle se nourrit de l’épreuve du concret et des suggestions rencontrées sur le terrain.

Cette documentation s’illustre sous la forme d’un guide utilisateur personnalisé du portefeuille d’application, même (surtout!) si c’est une solution du marché. 

Un temps sacralisé pour la formation

Une fois les leçons des premières campagnes tirées et transcrites dans la documentation, il est temps de décentraliser progressivement la saisie des informations vers les responsables identifiés. Il est indispensable de leur dédier le temps nécessaire à la montée en compétence sur l’outil.  Veillez à ce que l’éditeur soit en mesure de vous accompagner sur les fondamentaux et les impacts des mises à jour.  Avec le renfort d’une prestation externe, l’équipe bénéficie de son expérience agnostique,  d’une détection des limites de la solution au-delà du marketing, de propositions hors du paradigme propriétaire.

Une stratégie de suivi des objectifs 

Au fur et à mesure que la collecte s’intensifie, le référentiel s’élargit en termes d’entités organisationnelles couvertes, ainsi qu’en quantité, variété, et qualité des données tout en faisant évoluer son métamodèle . Cet élargissement doit être maîtrisé et soutenu. La maîtrise se matérialise par le choix, la revue et la planification des objectifs afin qu’ils restent atteignables et porteurs de valeur pour les utilisateurs. Le soutien passe par la mise à disposition des moyens évoqués plus tôt : documentation, guide méthodologique, session régulière d’information et de formation,  animation de la communauté mais aussi l’automatisation des processus.

Le suivi de l’évolution de la couverture est effectué via un tableau de bord personnalisé en fonction des besoins de l’organisation. Y sont rassemblés des indicateurs quantitatifs (nombre de fiches référencées, nombre d’utilisateurs, … ) et qualitatifs (taux de complétude des fiches, fraîcheur des données).

Penser à célébrer régulièrement les  jalons atteints avec succès via des canaux de communication internes ( newsletters, workplace,…).

À ce stade de l’implémentation, nous recommandons d’officialiser la distinction : 

Un événement annuel pour faire le point

Le suivi par tableau de bord se complète par une revue de patrimoine a minima une fois par an. Durant une période de plusieurs jours, les conditions sont créées pour que tous les acteurs concentrent leurs efforts sur :

L’événement peut combiner différentes formes : défis, concours, hackathon, tout mode d’implication pour rassembler le plus large spectre possible d’utilisateurs. 

C’est l’occasion de mettre en lumière d’une part, les événements et les acteurs qui ont marqué la saison qui vient de passer; et d’autre part d’afficher les ambitions et les nouveautés de la saison à venir.

Les étapes pour aller plus loin

Des connecteurs pour les bases existantes

Une étape dont l’importance nous pousse à la mettre dans les fondamentaux, mais dont le planning associé n’est pas toujours compatible avec les ambitions. Mais tirer parti automatiquement des autres sources de données en production est un énorme gain de temps et de fiabilité sur le moyen-long terme. C’est pour cela que cette initiative doit être réfléchie au plus tôt. Dès que possible il faut s’interfacer avec les autres référentiels à disposition : CMDB, Plateforme d’échanges, Data, Achat, RH,  Portefeuille des projets, … Cette stratégie permet d’enrichir  et maintenir à jour le patrimoine avec des sources automatiquement croisées. Cependant, avant de mettre en place ces interfaces, certains prérequis sont nécessaires à une intégration efficace :

Des règles de cohabitation organisationnelle

Plus la cartographie s’étend, plus elle se confronte à des revendications qui peuvent remettre en cause l’homogénéité du modèle global. Il est alors temps de penser à comment évaluer les critères de granularité et de segmentation. La plupart des critères dépendent des profils utilisateur. La segmentation peut s’opérer par  :  

Cette liste est non exhaustive et ses éléments sont combinables.

Des marqueurs de réussite!!

 Avec ces acteurs et cette approche vous êtes sur la voie de la pérennisation de la cartographie.  Quelques signes qui montrent que l’implémentation de votre outil de cartographie est un succès : 

Le référentiel ainsi complet et à jour, se révèle être un puissant facilitateur de préparation et de suivi d’exécution des projets de transformation.

En conclusion, le suivi ordonnancé de ces étapes et la mise en place de ses acteurs, vous permettra d’installer une cartographie adoptée par les utilisateurs clé du maintien de votre SI,  dans les meilleurs délais. Dans cette course contre la montre face aux exigences de réactivité de votre SI , certains raccourcis peuvent se révéler plus coûteux à long terme que le bénéfice perçu à court terme. Chez Rhapsodies Conseil, fort de notre expertise en gestion de Patrimoine et Gouvernance SI,  nous restons à votre disposition pour vous guider sur ce parcours stratégique vers le succès.

Articles qui pourraient vous intéresser