Le RPA Raisonné : Adoptez le robot qu’il vous faut !

11 septembre 2024

Salomé Culis

Consultante Architecture

A la recherche d’un moyen pour automatiser vos processus, vous trouvez enfin la solution ! Des paillettes plein les yeux, vous découvrez le RPA et ses bienfaits.

Chez Rhapsodies Conseil, nous aimerions vous proposer une vision raisonnée du RPA.

Pour cela, nous vous proposons d’explorer les points suivants :

Quels sont les attraits du RPA ?
Qu’est-ce que le RPA ? Comment a-t-il évolué ?
Quand l’utiliser ?
Comment sécuriser le lancement d’une initiative RPA ?
Quelles sont les étapes indispensables du cadrage d’un cas d’usage ?
Quelles sont les perspectives futures ?

Les attraits du RPA

Le RPA (Robotic Process Automation) paraît attrayant par rapport à d’autres solutions d’automatisation.

Low code / no code : les solutions proposent souvent des facilités de création de scripts low code ou no code. Celles-ci sont adaptées à des utilisateurs dont le métier n’est pas le développement,
Faibles coûts : les coûts de mise en place sont moins élevés qu’un projet de refonte d’une application,
Rapidité de mise en œuvre : le délai de mise en œuvre, de l’ordre de quelques mois, est plus rapide que pour la plupart des projets.

Sur le papier, ça a l’air parfait pour vous !

Désolée de vous décevoir mais le RPA n’est pas une solution miracle.

Commençons par le début : qu’est-ce que le RPA ?

Revenons aux basiques : le RPA c’est quoi ?

Le RPA est un logiciel d’automatisation des processus métiers (ou IT d’ailleurs). Les scripts reproduisent l’interaction d’un humain avec les IHM des applications.

Le RPA est utilisé sur des processus stables basés sur des données structurées. Et dont le volume est important.

L’idée était de débarrasser les utilisateurs des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Fini les tâches où nous reproduisons toujours les mêmes clics jusqu’à en devenir fou. Et dont la répétition favorise le risque d’erreur à la longue.

Voici quelques exemples de cas d’usage sur lesquels le RPA peut être utilisé :

vérifier des documents avant de les envoyer à un client,
activer le prélèvement automatique une fois le mandat signé,
mettre à jour des données client…

Le RPA peut être utilisé sur tous types de processus et dans tous les secteurs d’activité.

Vous vous demandez sûrement pourquoi il n’a pas envahi le marché tout de suite ? À cause de ses modalités d’intégration.

Vers davantage de modalités d’intégration

La première limite du RPA était évidemment la fréquence d’évolution du processus métier et des IHM. Par exemple, le bouton “valider” change de place et votre robot est bon pour la casse.

C’est le cas avec les applications maison qui évoluent fréquemment pour répondre à la demande des métiers. Ou les applications SaaS dont la roadmap éditeur n’est pas maîtrisée.

Le RPA a donc évolué pour dépasser cette limite. Les éditeurs se sont mis à proposer de nouvelles capacités d’intégration.

Deux nouvelles capacités ont vu le jour :

intégration grâce des API,
mise à disposition de connecteurs par les éditeurs.

Ces capacités d’intégration sont bien entendu complémentaires avec l’intégration par les IHM. Elles peuvent être utilisées par le même robot.

Cela permet d’étendre le périmètre d’intervention du RPA à de nouveaux processus. Il n’est plus limité à des processus manuels basés sur des applications dont les IHM évoluent peu.

Maintenant que cette limite originelle est dépassée, qu’est-ce qui freine pour l’adopter ? Il reste nécessaire de bien choisir les cas d’usage sur lesquels appliquer du RPA.

Dans quels cas l’utilisation du RPA est-elle pertinente ?

Le RPA est particulièrement pertinent pour :

– des applications qui sont arrivées à maturité, évoluent peu et dont l’intégration avec le Système d’Information ne pourra pas prendre en charge les automatisations souhaitées,

– des petites migrations de données entre deux applications par exemple.

Vos premiers cas d’usage sélectionnés et priorisés, vous trépignez d’impatience !

Pas si vite, nous vous invitons d’abord à prêter attention aux points suivants.

Comment sécuriser le lancement d’une initiative RPA ?

Nous avons relevé trois points d’attention majeurs à considérer :

Réduction des coûts en passant à l’échelle : les coûts du RPA se réduisent lors du passage à l’échelle. C’est-à-dire quand plein de petits robots travaillent de concert au service de votre entreprise. Certes, les premiers cas d’usage sont faciles à trouver. Mais le potentiel n’est pas illimité. En particulier le nombre de cas d’usage avec un fort ROI.

Scalabilité en cas d’évolution de la volumétrie : il faut prendre en compte les évolutions de la volumétrie. Cela permet de dimensionner correctement les robots. La scalabilité verticale est clé dans le cas de processus saisonniers. Sinon, il faudra ajouter d’autres robots pour le même processus. Et cela a un impact non négligeable sur le ROI.

Confidentialité des données : quel niveau de confidentialité en fonction des données manipulées ? Cela conditionne le choix d’hébergement du RPA. En effet, de nombreux éditeurs proposent désormais des solutions Cloud.

Ces points d’attention considérés, foncez sur votre premier cas d’usage ! Nous avons encore quelques conseils dans notre manche, rassurez-vous.

Les étapes indispensables lors du cadrage d’un cas d’usage

De notre point de vue d’architecte (et expert en transformation digitale), plusieurs sujets sont à étudier :

Décrire le processus : pour mettre en place du RPA, le processus doit être décrit finement. Cette description est appelée “pas à pas”. Celle-ci peut être obtenue en documentant le processus. Ou avec l’aide d’un outil de task mining, aussi appelé process discovery. C’est-à-dire l’enregistrement des tâches d’un utilisateur sur son poste de travail. Le task mining est basé sur de l’OCR (Optical Character Recognition), du traitement du langage naturel et du machine learning.

Optimiser le processus : un projet d’automatisation est une opportunité de revoir en profondeur le processus. L’étape dont l’automatisation coûte le moins est celle qu’on supprime.

Ecosystème applicatif : l’identification de l’environnement applicatif du RPA est également crucial. Avec quelles applications doit-il s’interfacer ? Comment peut-il s’interfacer avec chacune d’entre elles ?

Comparer différents scénarios : il faut comparer le RPA à d’autres solutions d’automatisation. Par exemple les plateformes d’intégration industrielles déjà présentes dans votre entreprise. Parfois une bonne vieille API fait très correctement le travail. Elle peut coûter moins cher qu’une démarche RPA. Surtout s’il y a une brique d’API management dans l’entreprise. Et que les équipes sont habituées à manipuler des API. Le RPA, malgré la possibilité d’appeler des API, ne remplace pas une plateforme d’intégration industrielle.

Définir les responsabilités pour le RUN : l’équipe gérant le RUN des robots est souvent celle qui les a mis en place. Il est crucial qu’elle soit au courant quand les applications impliquées évoluent. Et qu’elle puisse faire évoluer les robots en fonction. Sinon, les robots ne fonctionnent plus et elle ne sait pas pourquoi. Elle doit donc être en lien avec les autres équipes au quotidien.

Voilà, vous savez tout ! Le RPA est une solution d’automatisation frugale des processus. Vous l’avez compris, c’est une solution et non une fin en soi.

Cette solution est adaptée si l’entreprise ne dispose pas de plateformes d’intermédiation industrielles. Et qu’il n’y a pas d’autres possibilités d’automatisation au vu des applications concernées. Comme nous l’avons vu, les cas d’usage doivent être rigoureusement sélectionnés et priorisés.

Avant de filer, nous avons un dernier sujet à explorer. L’IA qui révolutionne le marché de l’IT, ne peut-elle pas aider le RPA ? Si, bien sûr, et nous allons voir comment.

Quelles perspectives pour le futur ?

Le RPA bénéficie des apports de l’IA. Il peut interagir avec d’autres technologies, par exemple :

Intelligent Document Processing,
Task mining,
Traitement du langage naturel,
Vision par ordinateur.

On parle dans ce cas d’hyper automatisation. La promesse est la suivante : automatiser des processus moins structurés que ceux concernés par le RPA “classique”.

Cet ensemble de solutions propose des fonctionnalités intéressantes. Cela va permettre d’étendre le périmètre d’intervention du RPA.

D’après le Gartner, d’ici 2025, 90% des éditeurs de RPA proposeront de l’automatisation assistée par de l’IA générative.

En revanche, la mise en place d’une plateforme d’hyper automatisation va clairement au-delà d’un projet classique de RPA. A la fois en termes de coûts et de compétences.

Vous commencez à nous connaître, nous vous conseillons d’en faire une utilisation… Raisonnée.