La Scorecard, l’outil indispensable pour manager ses fournisseurs

10 novembre 2020

– 3 minutes de lecture

Ikram Mansour

Consultante Contract Management

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, la recherche de la performance et de l’efficience sont les leitmotivs d’une entreprise tournée vers l’avenir. La mise en place d’indicateurs de performance a pour but de permettre à ses dirigeants des prises de décisions ou de les conforter dans leur stratégie.Toutefois, une entreprise n’agit pas seule, c’est tout un écosystème de parties prenantes qui l’englobe et impacte sa compétitivité, notamment ses prestataires qui l’accompagneront dans l’atteinte de ses objectifs. Si elle souhaite être la meilleure, elle doit donc s’entourer des meilleurs.

Comment s’assurer de la performance de ses Prestataires ? De quels prestataires parle-t-on ?

Le meilleur moyen de s’assurer de la performance de ses fournisseurs est de mettre en place des outils de notation sur des critères précis et compréhensibles, que nous détaillerons, la scorecard fournisseur.

Elle permet ainsi de déterminer la note d’un fournisseur sur chacun de ces critères, ses axes d’améliorations et son positionnement vis-à-vis des autres fournisseurs.

Pour quel fournisseur doit-on mettre en place une scorecard ?

Les fournisseurs dits « Stratégiques » sont ceux pour lesquels la mise en place d’une scorecard est primordiale : ils impactent directement l’activité de l’entreprise ou d’un service. Un service informatique n’aura pas les mêmes fournisseurs stratégiques que celui des moyens généraux par exemple. Chaque service doit identifier ses fournisseurs stratégiques.

Généralement l’analyse des dépenses par fournisseur est un bon indicateur des fournisseurs stratégiques. Plus le montant de la dépense est important avec un fournisseur plus le fournisseur a un poids stratégique pour l’entreprise.

Comment mettre en place une scorecard fournisseur ?

Une scorecard doit traduire les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels. Il s’agit donc d’établir une liste de critères sur lesquels nous souhaitons mesurer la performance du fournisseur. Six critères essentiels ressortent :

Évaluer la qualité du produit ou de la prestation au regard du cahier des charges et/ou du besoin
Délais : noter le respect du planning des livrables par le prestataire
Financier : regarder le prix de la prestation ou du service au regard des prix marché ou les moyens mis en œuvre afin d’optimiser les coûts
Relation commerciale: évaluer la réactivité du prestataire à répondre au besoin du Client, sa proactivité à proposer des services correspondant au besoin du Client
Innovation : la propension du Prestataire à utiliser des produits ou services innovants permettant d’améliorer la qualité dans sa conception du service et/ou du produit.
RSE : les moyens mis en œuvre par le prestataire sur sa responsabilité sociétale et environnementale (lutte anti-corruption, lutte anti-gaspillage etc)

Le dernier critère n’est pas systématiquement mesuré mais de plus en plus d’entreprises le prennent en compte pour les enjeux d’image de marque que cela peut entraîner, comme récemment le scandale Griezman/Huawei. L’affaire sur les camps d’internement de la communauté Ouighours en Chine a touché plusieurs entreprises. Certaines égéries (Antoine Griezmann) ont souhaité arrêter leur partenariat avec les entreprises qui ont employé des Ouighours. Il y a une perte du partenaire d’image mondialement connu, et également une image ternie de l’entreprise auprès du public international. Des appels au boycott ont également été lancés, ce qui peut générer des conséquences importantes sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Une déclinaison de sous-critères sur chaque item permettra d’affiner la notation. Ainsi, sur l’axe financier, le positionnement du fournisseur sur ses prix par rapport au marché sera à dissocier des propositions d’optimisation permettant une réduction de coût.

Sur l’axe qualité, les sous critères pourraient se décomposer de la manière suivante :

Qualité des livrables
Respect des SLAs
Qualité des intervenants
Etc.

Une enquête est donc réalisée auprès des personnes qui travaillent quotidiennement au contact des fournisseurs afin de récolter leurs appréciations : opérationnels, acheteurs, contract manager… La consolidation des résultats de l’enquête donne une note du fournisseur sur chacun des critères.

Parfois un sponsor est nécessaire afin de récolter les appréciations de toutes les personnes sollicitées. Le sponsor a pour but de rappeler les enjeux et l’objectif de la démarche.

La restitution de l’enquête est présentée en interne lors des comités afin de déterminer la stratégie de sourcing (avec quel fournisseur devons-nous renforcer notre partenariat ou au contraire la diminuer lorsque le fournisseur ne parvient pas à améliorer son score dans la durée)

Parallèlement, la scorecard est également présentée au fournisseur afin de présenter les points positifs de leur offre de service et aussi les axes d’amélioration leur permettant d’ajuster leur offre aux attentes du client. Les prestataires sont d’ailleurs généralement demandeurs d’un feedback.

La scorecard permet donc de mieux manager ses fournisseurs, elle nous donne des indicateurs sur les points forts, les axes d’amélioration et permet de connaître le positionnement vis-à-vis des autres fournisseurs évalués.

Récemment chez l’un de mes clients, un grand projet de transformation et de massification des fournisseurs stratégiques a été mis en place, les résultats de l’enquête scorecard ont été regardés avec grand intérêt afin de déterminer les candidats à l’appel d’offres.

Toutes ces informations clefs permettent de définir la stratégie de sourcing d’une entreprise et organiser ses sollicitations en fonction des résultats de la scorecard : un fournisseur à une note moyenne sur l’axe innovation, l’entreprise ne le sollicitera probablement pas pour mener un projet de transformation.

Et vous quel outil de mesure de la performance utilisateur utilisez-vous ?