La Digital Workplace : c’est quoi ?

24 octobre 2023

Lorrys Willems

Consultant Digital Workplace

La Digital Workplace ce n’est pas simplement un poste de travail connecté, c’est l’ensemble des moyens mis à disposition du collaborateur pour lui permettre d’effectuer sa mission simplement, de manière mobile et surtout collaborative.

Au fil des années, l’environnement de travail a fortement évolué : la nature, nos moyens ainsi que notre environnement de travail. Initialement orienté efficient, puis productif et enfin connecté, l’environnement de travail tend à devenir davantage digitalisé. Désormais, le collaboratif est au centre de l’attention des entreprises. La crise sanitaire a redistribué les cartes et les entreprises qui s’en sont sorties le mieux durant la crise du COVID, sont celles qui étaient les plus digitalisées.

Pour résumer ce que peut représenter la Digital Workplace et son évolution, imaginez que nous sommes passés d’un bureau surchargé avec :

une tour
un écran
un clavier
une souris
un agenda papier
des dossiers clients
une imprimante
des stylos
un téléphone fixe
un fax
un copieur
une broyeuse à document…

… à un smartphone et un PC portable dans une sacoche, et cela en moins d’une vingtaine d’années.

Une Digital Workplace moderne doit s’adapter pour répondre aux besoins spécifiques d’une organisation tout en se concentrant sur les besoins des employés. Avec une bonne intégration et une collaboration efficace, une Digital Workplace crée un point central où les employés peuvent accéder aux informations et faire leur travail, où qu’ils soient et quel que soit l’appareil qu’ils utilisent.

digital workplace organisation — *Source : Mart Production*

Pourquoi optimiser La Digital Workplace de votre organisation ?

Parce que les modes de travail des collaborateurs ont changé, les organisations commencent à mettre en œuvre un nouvel environnement : la Digital Workplace. En unifiant les technologies utilisées (e-mail, messagerie instantanée, médias sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles…), la Digital Workplace met en cohérence l’ensemble de ces moyens de communication, transforme « l’expérience collaborateur », et favorise efficacité et innovation collaborative.

La Digital Workplace vient répondre à plusieurs préoccupations des organisations, comme :

les changements dans les modes de travail, qui sont de plus en plus transverses et collaboratifs ;
le renforcement de l’attractivité de la marque employeur, en offrant des environnements de travail dynamiques et innovants ;
ou encore l’augmentation de la productivité en fournissant aux collaborateurs les outils et les informations pertinentes au moment adéquat.

Parmi les gains potentiels, on observe un effet sur la rétention des collaborateurs, avec une meilleure fidélisation des talents, liée à la mise en place de stratégies Digital Workplace.

Pour permettre aux organisations de mesurer la maturité de leur Digital Workplace actuelle et identifier des axes d’amélioration, quatre niveaux d’analyse et de conception doivent être pris en compte : les usages, la technologie, le contrôle et les enjeux métiers.

Au-delà de la mise en place d’une stratégie et de la mise en œuvre des outils pour la digital Workplace, les organisations doivent répondre aux enjeux de la gouvernance, des risques et de la sécurité, impliquant la question de la gouvernance des données, les rôles et les responsabilités des parties prenantes, la formation des collaborateurs, etc…

« L’accélération des cycles technologiques, la collaboration entre millenials et générations plus expérimentées, l’augmentation des exigences business et du time to market sont une réalité que les équipes Digital Workplace doivent absolument prendre en compte. »

Rali HAKAM

Team Leader Digital Workplace chez Rhapsodies Conseil

Comment développer une Digital Workplace répondant à vos besoins ?

La Digital Workplace centralise toutes les informations d’une entreprise en un seul et même endroit. Elles sont ainsi accessibles à l’ensemble des collaborateurs, avec bien évidemment des droits d’édition et/ou de consultation prédéfinis par l’administrateur de la solution.

La plateforme va être enrichie au fur et à mesure grâce aux contenus déposés par les utilisateurs et les interactions qui en découlent. Les fonctionnalités présentes sur ce genre de plateformes sont assez similaires à celles disponibles sur les services cloud grand public : gestion documentaire, suivi de projets, annuaire de contacts, messagerie instantanée, agendas et calendriers partagés, etc…

Les étapes clés pour mettre en place une Digital Workplace au sein d’une entreprise peuvent être les suivantes :

Analyse des besoins et des objectifs : La première étape consiste à analyser les besoins et les objectifs de l’entreprise en termes de digital workplace. Cela peut inclure l’évaluation des problèmes actuels de communication et de collaboration, l’identification des attentes des employés, et la définition des objectifs stratégiques à atteindre avec la Digital Workplace.
Définition de l’architecture et des fonctionnalités : Une fois les besoins identifiés, il est essentiel de définir l’architecture de la Digital Workplace ainsi que les fonctionnalités spécifiques qu’elle devra offrir. Cela peut inclure des outils de collaboration, de partage de documents, de communication interne, d’accès aux informations et aux applications métiers, etc.
Sélection des outils et des technologies : Après avoir défini l’architecture et les fonctionnalités, il est nécessaire de sélectionner les outils et les technologies compatibles avec les besoins de l’entreprise. Cela peut inclure des plateformes de collaboration, des logiciels de gestion de projet, des outils de messagerie et de communication, des solutions de stockage et de partage de fichiers, etc.
Déploiement et intégration : Une fois les outils et les technologies sélectionnés, il est temps de les déployer dans l’entreprise et de les intégrer au sein des systèmes existants. Cela peut nécessiter des ajustements de l’infrastructure, des configurations techniques et des tests pour garantir leur compatibilité et leur bon fonctionnement avec le SI existant.
Formation et accompagnement : Enfin, pour favoriser l’adoption de la Digital Workplace au sein de l’entreprise, il est important de former les employés à son utilisation et de les accompagner dans la transition. Cela peut inclure des sessions de formation, des supports de documentation, des sessions de sensibilisation, des ressources d’aide en ligne, etc. Il est également important de mettre en place un suivi régulier et d’encourager les retours d’expérience pour optimiser l’utilisation de la Digital Workplace.
Gestion du changement : La réussite de la mise en place d’une Digital Workplace nécessite une gestion efficace du changement. Il est essentiel de communiquer de manière transparente avec les employés pour les informer sur les avantages de la Digital Workplace, les motivations derrière cette transformation et les impacts sur leur quotidien. Il peut également être utile de mettre en place des groupes pilotes pour tester et valider les fonctionnalités de la Digital Workplace avant un déploiement à grande échelle.
Évaluation et amélioration continue : Une fois la Digital Workplace mise en place, il est important d’évaluer régulièrement son efficacité et d’identifier les améliorations à apporter. Cela peut inclure des collectes de feedback auprès des utilisateurs, des analyses des indicateurs de performance, des ajustements des fonctionnalités et des processus, etc. La Digital Workplace doit être continuellement optimisée pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise et des employés.

En travaillant avec Rhapsodies Conseil, vous bénéficierez de l’expertise et de l’accompagnement nécessaires pour mener à bien ces étapes et mettre en place une Digital Workplace performante. Nous vous aiderons à définir une stratégie adaptée, à sélectionner les bons outils, à les intégrer harmonieusement et à former vos équipes pour assurer une transition fluide et réussie.