17 février 2023
– 7 min de lecture
Salomé Culis
Consultante Architecture
Il n’est pas toujours évident de s’y retrouver dans la jungle que constituent les différents comités en entreprise, et les comités d’architecture ne font pas exception. Vous êtes perdus et ne savez pas comment définir la comitologie qui répondra aux besoins de votre organisation ? Suivez le guide !
Dans cet article, nous aborderons deux grandes étapes :
- la définition de la comitologie d’architecture, dans un premier temps,
- suivie par un focus sur l’animation de cette comitologie.
Une comitologie utile et intéressante doit être construite pour répondre à vos objectifs
Identifier clairement les objectifs de la comitologie
Les objectifs des organisations étant très divers, il est naturel qu’une myriade de comités d’architecture différents existent :
- des comités transverses ou spécifiques à un programme de transformation,
- des comités de partage entre architectes,
- ou des comités d’arbitrage.
L’un des écueils principaux consiste à faire surgir dans les agendas autant de comités que de champignons après les premières pluies d’automne. On voit souvent des participants occasionnels se mélanger les pinceaux avec les trois ou quatre réunions portant un nom approchant. Et s’ils ne savent pas les différencier, nul doute qu’ils ignorent leurs objectifs…
Mais dans ce cas, comment créer une comitologie d’architecture claire, lisible et utile ?
Afin de choisir la plus adaptée, il est tout d’abord capital de bien comprendre le contexte de votre entreprise et d’identifier vos objectifs. Cela peut passer par des interviews mais aussi être exploré dans le cadre d’un audit de maturité de l’architecture, qui comporte un volet sur la comitologie.
Définir ensemble la comitologie qui répond aux objectifs identifiés
Une fois les objectifs clarifiés, la construction collaborative de la comitologie peut ensuite débuter !
Rhapsodies Conseil vous aide à dessiner la comitologie qui vous conviendra le mieux en s’appuyant sur :
- les éléments de contexte,
- un catalogue d’exemples de comités d’architecture,
- un arbre de décision.
Votre connaissance fine de l’organisation dans laquelle vous évoluez sera également précieuse et devra être prise en compte.
Vous obtiendrez à terme une description des différents comités d’architecture à mettre en place précisant :
- leurs objectifs,
- la fréquence à laquelle ils seront tenus,
- leurs périmètres respectifs,
- les différents participants.
Ces éléments seront bien sûr diffusés au sein de l’organisation pour bien expliquer le rôle du ou des comités d’architecture. Bien communiquer en amont de la mise en place des comités permettra de s’assurer que tous les participants, récurrents ou occasionnels, n’aient pas de doutes sur leurs objectifs.
Il ne reste plus qu’à les mettre en œuvre et les animer !
Pas si simple me direz-vous ? Comment s’assurer que cette comitologie soit animée de manière efficace et réponde ainsi aux objectifs de l’organisation ?
Tout en évitant à tout un chacun d’écouter distraitement d’une oreille en travaillant sur un autre sujet en parallèle ou en traînant sur son téléphone…
Eh bien, en s’appuyant sur le PMO de l’architecture !
Le PMO de l’architecture : cet acteur clé qui rend vos comités efficaces et productifs
Qui est le PMO de l’architecture ?
Ce terme de “PMO” a été dévoyé et il peut paraître n’être qu’un scribe qui n’apporte pas de vraie valeur ajoutée. Notre conviction chez Rhapsodies Conseil est la suivante : cet acteur doit avoir une culture de l’architecture d’entreprise. Il peut alors faire tellement plus pour l’équipe architecture que compléter un fichier excel une fois par mois !
Il dispose ainsi de nombreuses compétences :
- bonne connaissance du SI
- maîtrise de la gouvernance de l’architecture,
- bon relationnel,
- compréhension de l’organisation et du rôle de l’équipe d’architecture,
- compréhension des enjeux projets,
- connaissance des dossiers d’architecture et des modèles,
- techniques d’animation de réunions.
C’est pourquoi il est le plus à même d’animer la comitologie d’architecture et de la rendre intéressante pour l’ensemble des participants, décideurs y compris.
La première activité du PMO de l’architecture : sélectionner et vérifier les dossiers d’architecture
C’est lui qui propose un ordre du jour en fonction de la maturité et du niveau d’urgence des dossiers d’architecture. Il vérifie que ceux-ci sont bien complets avant leur passage en comité. Il comprend les enjeux et peut donc appuyer les différents architectes dans la préparation de leurs dossiers. Il dispose aussi de templates de dossiers d’architecture afin de guider les architectes nouvellement arrivés dans la rédaction de leurs premiers dossiers.
Une bonne préparation avec des attendus précis, dont le PMO de l’architecture est le garant, permet d’éviter bien des désillusions en comité… Et de devoir à de nombreuses reprises rapporter les mêmes éléments complémentaires devant des participants qui ont oublié une bonne partie du sujet…
Le PMO de l’architecture est aussi en charge de l’animation des comités le jour J
L’animation des comités en tant que tels fait également partie de son rôle : il partage l’ordre du jour, suit le bon déroulement du comité, recueille les avis en séance et prend les notes explicatives. Il établit le relevé de décision et partage le compte-rendu aux différents participants.
Il peut aider à remettre le comité sur le droit chemin quand les échanges s’enlisent.
Un suivi est mis en place par le PMO pour que les décisions ne restent pas lettre morte
Suite aux comités, il réalise le suivi des dossiers en fonction des décisions :
- passage en mode projet,
- programmation d’un deuxième passage du dossier,
- études à refaire ou à compléter.
Il établit donc les ordres du jour des prochains comités.
Ce suivi fin des ordres du jour permet d’éviter ce que l’on voit parfois :
- un ordre du jour déformé car il a été mal compris par la personne chargée du suivi,
- la présentation d’un sujet devant des décideurs qui ont oublié l’avoir demandé.
Il peut identifier les décisions qui donnent lieu à de la dette et en faire le suivi.
De plus, connaissant les différents dossiers en cours, il maîtrise les dépendances entre les sujets. Il est donc à même de prévenir les architectes dont les sujets peuvent être impactés par les décisions du comité. Le PMO de l’architecture ayant une vision globale de l’avancement des sujets, il peut créer du lien entre les architectes. Cela permet aussi d’assurer que l’ensemble des décisions prises lors des comités restent cohérentes.
Le PMO de l’architecture participe également à l’amélioration continue de la gouvernance de l’architecture
Enfin, son rôle transverse lui permet de construire le reporting de la comitologie : il suit le nombre de dossiers qui passent en comité, les décisions et les avis émis… Il peut alors proposer des améliorations de la comitologie afin d’optimiser la gouvernance de l’architecture. Il pourra donc vous aider à ajuster la comitologie si nécessaire en fonction de ce qu’il observe en comité et des issues des présentations.
J’ai tenu ce rôle pendant 1 an et eu la chance de travailler avec des collègues qui avaient aussi tenu ce rôle. J’espère que cette synthèse vous sera utile et que vous connaissez désormais mieux le PMO de l’architecture, cet acteur qui garantit le succès de vos comités. N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos retours d’expérience.
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