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Les clés pour réussir votre projet d’externalisation de services IT

Les clés pour réussir votre projet d'externalisation de services IT

27 octobre 2020

– 4 min de lecture

Contract Management

Angèle Landier

Manager Contract Management

Dans mon précédent article N’improvisez pas l’externalisation de vos prestations de services IT,  je vous présentais les dérives souvent constatées lors d’externalisation de prestations de service IT et les principales raisons.

Aujourd’hui, je vous partage une méthodologie qui a fait ses preuves, et vous permettra de mettre en place les conditions de succès de vos projets.
Les facteurs clés pour la réussite de votre votre projet d’externalisation des prestations de services IT :

Anticiper au maximum, organiser et piloter la consultation pour avoir des offres de qualité

Pour la mise en place d’un nouveau contrat d’externalisation de prestation de services IT, on distingue a minima les 4 grandes étapes ci-dessous : 

  1. Le cadrage de la stratégie Sourcing/Achats
  2. La rédaction du dossier de consultation
  3. La réalisation de la consultation à proprement parler
  4. La mise en place du nouveau contrat (Transition/Réversibilité)

Le temps nécessaire pour chacune de ces étapes varie selon le type de prestations attendues (complexité technique, criticité business, etc…). Vous trouverez ci-dessous, une liste d’actions à réaliser, par étape, qui vous permettra d’appréhender le temps nécessaire pour chacune d’elles.

1. Cadrer la stratégie sourcing/achats

2. Rédiger un dossier de consultation de qualité intégrant les spécificités clients

3. Lancer et piloter l’appel d’offres

Il s’agit d’organiser le cadencement des étapes et jalons de l’appel d’offres : 

4. Mise en place du nouveau contrat (phase de transition/réversibilité)

Le contrat est signé, il est temps de démarrer la phase de transition pour le prestataire entrant (et la phase de réversibilité pour le sortant). En fonction du type de prestation, la durée de cette phase est en général comprise entre 2 et 4 mois.

Même si le choix est arrêté – et communiqué – et que la décision est actée, cette phase est absolument critique pour la prise en charge des prestations dans les meilleures conditions et le bon lancement d’un nouveau contrat (que ce contrat soit porté par un nouveau fournisseur ou non). 

Tout comme la consultation a été un projet à elle seule, cette phase de Transition/Réversibilité doit être pilotée et gérée par un responsable et des acteurs dédiés, ce sont des ressources spécifiques et spécialistes, qui sauront rythmer les différents chantiers de transition et la conduite du changement.

Constituer une équipe projet transverse

L’un des facteurs clés de succès d’une consultation réussie réside également dans la constitution de l’équipe projet. Celle-ci doit être représentative de toutes les parties prenantes : 

En addition de ces rôles totalement transverses, il est essentiel de faire appel au savoir des Experts IT sur les prestations attendues afin d’intégrer un maximum de précisions au dossier de consultation et de challenger les propositions techniques des prestataires.

Les rôles et responsabilités de chaque partie doivent être clairement définis en amont afin de favoriser l’implication de chacun et le travail collaboratif. Un coordinateur de projet, responsable de la communication devra également être identifié.

Se poser toutes les questions nécessaires à la réalisation d’un dossier de consultation de qualité

Questions concernant la stratégie :

Questions techniques à se poser :

Questions pour l’organisation de la consultation :

Être à l’écoute du marché fournisseurs

Rencontrer régulièrement les fournisseurs, en dehors des périodes d’appel d’offres est également essentiel pour avoir une bonne perception du marché. Cela permet en effet :

Evaluer le juste prix

Au-delà d’un prix, l’objectif est de trouver le juste équilibre entre le Coût, la Qualité de service, et les Délais d’exécutions attendus.

Pour cela les offres financières des soumissionnaires doivent toujours être mises en corrélation avec le besoin exprimé dans le cahier des charges et la proposition technique du prestataire :

Avec des réponses reçues toujours plus complexes et un nombre d’acteurs grandissant  sur le marché, on peut vite se retrouver à perdre de vue l’objectif premier de la prestation attendue. Ci-dessous quelques points de vigilances simples : 

Enfin,  il est essentiel de s’assurer des capacités d’exécution des prestataires via, par exemple, la prise de références détaillées.

Organiser le pilotage du contrat

Parmi les dérives possibles, on trouve -trop- régulièrement la mauvaise connaissance des contrats.
Pour éviter cela, de plus en plus d’entreprises mettent en place des Contract Managers, voire des cellules dédiées au Contract Management pour accompagner les équipes opérationnelles dans le suivi des contrats et ainsi :   

Pour aller plus loin, vous aurez l’occasion de découvrir prochainement un article plus détaillé de Louis Rondot sur ce sujet.

En conclusion

Avec plus d’une centaine de projets pilotés pour nos clients sur des sujets d’externalisation, notre équipe a élaboré cette méthodologie, présentée ici succinctement, qui vous permettra de cadrer au mieux l’organisation de votre projet de consultation et ainsi vous garantir le choix de la meilleure solution répondant à  vos enjeux et vos besoins.
La réalisation d’une consultation nécessite le recours à un large panel d’expertises au sein de votre organisation ; de nombreuses personnes ayant  chacune des contraintes fortes et des objectifs différents, voire opposés qui devront converger au mieux. Même si toutes les compétences peuvent exister en interne, l’élaboration et le pilotage d’une consultation ou d’une démarche de négociations avec des fournisseurs se révèlent extrêmement chronophages et  nécessitent également une expertise du marché, de ses acteurs, ainsi qu’une une méthodologie éprouvée.

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