4 principes pour garder le contact avec vos consultants

19 octobre 2020

– 7 minutes de lecture

Leslie Gonnin

A l’heure où le confinement était de mise, l’une de vos problématiques, quelle que soit la taille de votre organisation, était certainement de parvenir à garder le lien avec vos collaborateurs.

Il faut savoir que cette recherche de lien reste au coeur des préoccupations au sein des cabinets de conseil, confinement ou non ! En effet, lorsque les consultants consacrent plus de 90 % de leur temps chez le client, difficile de garder le contact avec eux et d’entretenir une relation pérenne !

Les cabinets de conseil et les ESN sont souvent critiqués pour ne pas savoir rester proches de leurs collaborateurs, pour ne pas utiliser les bons canaux et moyens de communication (utilisation massive des mails par exemple), ne pas privilégier le contact physique, et ne pas veiller à donner cette visibilité et transparence, à juste titre demandées par les collaborateurs.

Vous trouverez ici quelques principes qui guident notre action au quotidien chez Rhapsodies Conseil.

Garder le contact avec vos consultants : les 4 principes clés à ne jamais oublier

Soyez vrai et authentique

Dans un premier temps, je dirais qu’il s’agit d’une histoire d’envie. Vous pouvez identifier tous les leviers d’actions possibles, mais si nous n’avez pas cette envie profonde d’être proche et de garder le contact avec vos consultants, tous les “efforts” entrepris s’évanouieront au fil du temps.

Il faut également du vrai ! Cela commence dès le recrutement. Vous devez être exigeants à ce niveau pour trouver la personne qui s’intégrera aisément à votre équipe. N’hésitez donc pas, dans votre processus de recrutement à inclure un moment d’échange entre le candidat et vos collaborateurs. Une rencontre légèrement moins formelle peut donc être parfaite pour ce type d’échange. Quoi de mieux qu’une bonne entente en interne, il n’y a que ça de vrai 😉 Cela peut aussi être un moyen de clôturer positivement les différents entretiens passés, dans une ambiance plus détendue qui mettra en confiance votre nouveau collaborateur, le jour de son arrivée.

J’en profite pour rappeler une chose élémentaire mais primordiale, il n’est pas nécessaire d’avoir un motif particulier pour parler à votre équipe. Demandez leur comment ils se sentent, prenez le temps de déjeuner avec eux, faites des points téléphoniques ou encore rendez vous sur leur lieu de mission. Ce sont autant de leviers possibles et facilement réalisables.

Encouragez la transparence à tous les étages

Vos consultants veulent de la transparence, des missions qui font sens, du vrai et de la proximité. Ils désirent connaître la stratégie employée afin de savoir où ils vont. Aussi, ils souhaitent de la transparence dans les différents échanges avec leur manager et leur équipe, afin de favoriser un lien de confiance durable.

Un exemple et celui-ci d’actualité, nous communiquons chaque semaine sur notre situation pendant la crise sanitaire. Nous sommes transparents quant aux missions maintenues ou non, au nombre de collaborateurs en chômage partiel ou encore concernant la santé financière du cabinet.

Enfin, je dirais que ce que recherchent de plus en plus les consultants c’est une cohérence entre leurs valeurs et celle de leur employeur. Cela est d’autant plus perceptible au travers des nouvelles générations.

Notre transformation en organisation agile nous a permis de mettre en place ou encore de renforcer ces différentes pratiques… Un fonctionnement en équipe auto-organisées, autonomes, responsabilisées ou encore la démarche par les OKR conduisent à une transparence dans la communication et l’information.

Restez proche même à distance

A l’ère du digital, il est plus aisé de rester en contact et ce même à distance grâce aux outils qui sont à notre disposition.

Prenons pour exemple l’outil Slack. Il s’agit d’une plateforme complémentaire avec les e-mails qui facilite les échanges entre collègues via des discussions instantanées. Vous pouvez partager des sujets de veille ou encore discuter sur un fond plus informel. Vous me direz que c’est une simple messagerie instantanée donc “rien de nouveau sous le soleil”. Néanmoins Slack donne entre autres, la possibilité de créer plusieurs chaînes de discussions sur différents thèmes. Des chaînes formelles pour avancer sur des projets, mais aussi et surtout d’autres beaucoup plus informelles où l’humour est de mise. Vous voyez une vidéo qui vous fait bien marrer sur Twitter, partagez là !

Chez Rhapsodies Conseil, nous avons donc souhaité créer des communautés via l’outil. Il est tout de même nécessaire d’animer ces communautés afin de rendre chaque collaborateur actif.

Nos réunions peuvent également se réaliser à distance ou par visio-conférences afin d’éviter les déplacements pour nos consultants qui sont en mission par exemple.

De plus, nous veillons à ce que chacun bénéficie du même niveau d’information. Pour cela, une newsletter mensuelle est envoyée à tous afin de présenter l’activité commerciale, marketing, RH et celle du cabinet dans son ensemble.

Par ailleurs, nous avons mis en place l’outil OfficeVibe, qui nous permet de connaître la satisfaction interne et de mettre en place un plan d’actions associé si cela est nécessaire. OfficeVibe permet, grâce à un rapide sondage hebdomadaire envoyé aux collaborateurs, de faire ressortir un indice de satisfaction sur des sujets tels que :

la relation avec le manager et les pairs
la reconnaissance et les feedbacks
le sentiment d’appartenance
le bien-être
…

Également, l’outil nous permet de calculer notre eNPS (Employee Net Promoter Score). Ainsi, nous avons la possibilité de prendre connaissance de ce que nous appelons la “météo” de nos équipes, soit leur humeur du jour.

Si vous n’avez pas cet outil à votre disposition, ce concept de “météo” doit être et rester l’une de vos priorités. Demandez à chaque point d’équipe, la météo de vos consultants : pluie, nuage ou soleil ? Ou bien une notation sur 5 si cela vous semble plus pertinent. En plus de donner de l’intérêt au bien-être de vos collaborateurs, grâce à une régularité et une constance vous pourrez réagir rapidement lorsque vos consultants en ont le plus besoin !

Les technologies actuelles nous permettent donc de garder un lien permanent avec nos équipes et nous nous rendons d’autant plus compte de cet avantage en période de confinement. En revanche, il reste fondamental de dynamiser ce lien avec des échanges en face à face !

Multipliez les feedbacks et faites preuve de reconnaissance

Pour finir, ayez une posture de coach. Préférez une posture d’écoute, n’hésitez pas à challenger votre équipe, guidez là et soyez reconnaissant du travail accompli. Il est vrai que nous avons tendance à soulever les éléments négatifs mais il faut aussi mettre en exergue les points positifs.

La reconnaissance est un pilier primordial pour conserver une relation pérenne. Reconnaître les qualités de votre équipe, mais surtout savoir lui manifester votre reconnaissance est un levier de motivation très puissant. Ne vous en privez surtout pas.

Cet exercice peut sembler quelque peu difficile, c’est pourquoi vous avez à votre disposition plusieurs outils pour vous aider. Par exemple, chez Rhapsodies Conseil, nous avons intégré un kudo board dans notre newsletter interne, où chaque collaborateur peut exprimer sa reconnaissance. Cela permet tout simplement de dire merci ou de féliciter un pair, un collaborateur. Ainsi, tous les mois, nous avons le plaisir de lire les kudos qui ont été adressés.

La culture du feedback est aussi un élément à ne pas oublier. Là où la reconnaissance va exprimer de la gratitude, le feedback lui va permettre le développement de votre équipe.

Selon une étude OfficeVibe, 43% des salariés “très motivés” bénéficient de feedbacks au moins une fois par semaine.

Il s’agit donc d’un moyen de donner du sens, de mobiliser et garder les équipes engagées. Faites des retours, qu’ils soient positifs ou négatifs car cela engendrera une amélioration continue qui, elle-même, permettra de booster l’engagement.

Encore une fois, des outils digitaux permettent de faciliter cela. Javelo par exemple, permet de donner et de recevoir des feedbacks à la demande du collaborateur sur un projet donné. Un collègue va choisir à qui demander un feedback et ensuite il pourra en prendre connaissance. Nous avons d’ailleurs pour objectif de mettre en place cela en interne prochainement 🙂

Enfin, nous pouvons faire le lien avec les nouveaux modes de management. Rhapsodies Conseil a fait le choix de sortir du management classique et de mettre en avant la posture de manager jardinier, si nous reprenons la comparaison d’Isaac Getz. Cela correspond beaucoup plus à notre vision, notre manière d’être, l’envie de faire grandir tout un chacun. Soyez présents aux moments clés pour vos collaborateurs, adaptez-vous à chacun d’eux, laissez leur l’autonomie nécessaire et valorisez les changements. Vous l’aurez donc compris, grâce à cela, vous améliorerez la relation avec vos équipes, la responsabiliserez, vous évoluerez dans un climat de confiance et donc la cohésion n’en sera que meilleure.

Ce que vous pouvez retenir

Notre transformation en organisation agile nous a conduit à mettre en place à mettre en place ou à renforcer ces différentes pratiques : un fonctionnement en équipe auto organisées et autonomes, la démarche par les OKR… Grâce à cela, nos collaborateurs évoluent dans un environnement, leur permettant de se développer à leur rythme ainsi que sur les thématiques et sujets souhaités. Les équipes sont responsabilisées et épanouies !

Je suis convaincue que garder le lien ne passe pas uniquement par un simple échange ou une discussion. C’est le produit de plusieurs actions mises bout à bout qui engendre un relationnel d’autant plus fort. Vous devez rester vrai, donner du sens et une vision claire à vos équipes. Faites en sorte que chacun puisse se sentir important, considéré et soutenu. Tant que vous serez nourris par cette envie de rester proche de vos équipes, en mettant en place les outils digitaux les plus pertinents possibles et en favorisant une bonne QVT (Qualité de Vie au Travail), la confiance, la cohésion n’en seront que plus grandes et donc le lien plus fort.

Et maintenant, à vous de jouer !